Como é que a auditoria interna pode acrescentar valor à sua organização

Vantagens da auditoria interna

Compreender como maximizar os benefícios das auditorias internas pode ser complexo, especialmente para aqueles que não têm a certeza dos passos certos a dar. Neste artigo, o Dr. Charles Beacroft, Diretor de Formação do NQA, partilha as suas experiências sobre como a auditoria interna, quando feita corretamente, pode trazer imenso valor à sua organização.

O que é a auditoria interna e quais são os seus objectivos?

A auditoria interna é definida como um processo sistemático para avaliar a eficácia e a conformidade do sistema de gestão de uma organização com a norma relevante. Estas auditorias são efectuadas pela organização nos seus próprios sistemas. As auditorias internas são um dos três tipos de auditorias que podem ser efectuadas aos sistemas de gestão ISO, sendo as auditorias internas (também conhecidas como auditorias de primeira parte) o objeto do presente documento. Os outros tipos de auditorias são as auditorias de fornecedores (auditorias de segunda parte) e as auditorias externas (auditorias de terceira parte), que são normalmente efectuadas por um organismo independente para efeitos de certificação.

Uma auditoria interna procura garantir a conformidade da organização com uma série de requisitos, incluindo a adesão à norma ISO relevante, o sistema de gestão da própria organização, as obrigações contratuais da empresa, os requisitos do organismo de certificação e as obrigações de conformidade.

Para o conseguir, uma auditoria interna baseia-se em vários dados para avaliar com exatidão os requisitos relevantes. Estes incluem a definição do âmbito da auditoria, a análise de auditorias internas e externas anteriores, a consideração de todos os requisitos contratuais e obrigações de conformidade, bem como a avaliação das normas pertinentes e do sistema de gestão da organização.

Durante a auditoria propriamente dita, os auditores internos observam o funcionamento dos processos relevantes na organização. Recolherão provas objectivas através de entrevistas com os funcionários, observações de áreas organizacionais, análise de documentos (como procedimentos e políticas) e amostragem de processos para formar uma base representativa para a avaliação. Estas provas devem ser avaliadas em função dos critérios, incluindo os requisitos da norma e do sistema de gestão.

As conclusões da auditoria interna serão apresentadas às entidades auditadas, destacando tanto as áreas de excelência como as áreas de preocupação. As não-conformidades surgem quando provas objectivas sugerem que os controlos ou requisitos são insuficientes para garantir que os produtos e serviços da organização cumprem sistematicamente as normas exigidas.

Cada não-conformidade representa uma oportunidade para a organização tomar medidas corretivas, eliminar a causa e evitar a recorrência. A análise da causa raiz é utilizada para identificar e resolver as causas subjacentes dos problemas, evitando assim a sua recorrência.

O valor das auditorias internas

Vamos agora explorar algumas das principais razões pelas quais as auditorias internas podem trazer imenso valor a qualquer organização:

Verificação: As auditorias internas são frequentemente consideradas como uma "verificação" da conformidade de uma organização com os requisitos da norma ISO relevante. Avaliam a conformidade com o sistema de gestão da própria organização e com todas as obrigações contratuais e de conformidade. Sem estas verificações, as organizações correm o risco de não cumprir os requisitos, o que pode levar à perda da certificação. Isto, por sua vez, pode afetar significativamente o modelo de negócio, especialmente para aquelas que dependem da certificação para se relacionarem com clientes, fornecedores ou outras partes interessadas.

Melhoria contínua: As auditorias internas promovem uma cultura de melhoria contínua, proporcionando uma análise exaustiva dos processos, identificando não conformidades e sugerindo alterações que melhorem o sistema de gestão. Uma vez que a melhoria contínua é um princípio fundamental de muitos sistemas de gestão ISO, as auditorias internas desempenham um papel fundamental na implementação e manutenção de um sistema de gestão sólido.

Gestão da mudança: As auditorias internas permitem uma mudança positiva e pró-ativa dentro de uma organização, especialmente quando essa mudança é necessária para promover melhorias. Embora a mudança possa ser um desafio, a sua adoção ajuda a criar uma cultura organizacional de melhoria contínua. Isto beneficia as organizações que adoptam a mudança em vez das que lhe resistem.

Conhecimento da empresa: Os auditores internos têm normalmente um conhecimento profundo da sua organização, em especial dos factores internos e externos que afectam a empresa. Este conhecimento diferenciado permite aos auditores otimizar o sistema de gestão, adaptando-o às necessidades da organização.

Medidas organizacionais para uma utilização eficaz das auditorias internas

Para garantir que as auditorias internas e os auditores trazem o máximo valor a uma organização, há uma série de medidas que as organizações - especialmente os gestores - podem adotar para melhorar o processo. Estas incluem:

Apoio da gestão de topo: Para que uma organização implemente e mantenha um sistema de gestão em conformidade com a ISO, a gestão de topo deve demonstrar um forte apoio. Este compromisso garante que os auditores internos possam realizar o seu trabalho de forma eficaz e permite que a direção trabalhe com a equipa de auditoria para analisar a eficácia do sistema. Para além disso, a gestão de topo desempenha um papel crucial na promoção de uma cultura de melhoria contínua, sendo as auditorias internas uma parte fundamental deste processo.

Auditores com experiência e conhecimentos: Os auditores com experiência e conhecimentos asseguram que o processo de auditoria é eficiente e eficaz. Os auditores internos que compreendem tanto a organização como o sector em que esta opera são particularmente valiosos. As organizações devem investir tempo e recursos para garantir que as suas equipas de auditoria são suficientemente competentes, incluindo a garantia de que os auditores recebem formação adequada para cumprir os requisitos da norma ISO 19011:2018.

Colaboração com os colaboradores: Um desafio comum enfrentado pelos auditores internos é a resistência dos colaboradores ou das equipas durante o processo de auditoria. Esta resistência deve-se frequentemente a uma falta de compreensão do objetivo da auditoria ou à relutância em que outros revejam os processos. O objetivo das auditorias internas é apoiar a organização, e não prejudicá-la, através da avaliação da implementação e manutenção do seu sistema de gestão. Para responder a estes desafios, os auditores devem envolver-se claramente com todos os funcionários ou equipas auditadas, comunicar os objectivos da auditoria e salientar a forma como a auditoria contribui para a cultura de melhoria contínua na organização.

Conclusão

Esperamos que este artigo o tenha ajudado a compreender o valor que a auditoria interna pode trazer à sua organização. Se estiver interessado em tornar-se auditor interno ou se quiser garantir que a sua equipa de auditores internos tem as competências necessárias para cumprir os requisitos da norma ISO 19011, explore a nossa formação de auditor interno ISO para encontrar o curso perfeito para si ou para os seus colegas.


 
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