Guia de implementação da ISO 14001

Benefícios da certificação

DEMONSTRAÇÃO DE LIDERANÇA

Ao testar os controlos ambientais em relação à norma ambiental reconhecida internacionalmente, uma organização demonstra liderança ambiental ética às suas partes interessadas, incluindo clientes, empregados e reguladores.

A obtenção da 14001 também dá garantias à gestão, às partes interessadas ou aos proprietários de que existe um controlo de gestão dos riscos ambientais inerentes a uma organização.

BENEFÍCIO ECONÓMICO

Num mercado global em que todos os sectores têm de competir de uma forma ou de outra, a demonstração de liderança ambiental ética através de uma "boa gestão ambiental" pode ser o fator decisivo para ser selecionado para fornecer os bens ou serviços que uma organização fornece.

Ter a ISO 14001 pode também proporcionar um ponto de venda único (USP) que, cada vez mais, constitui um dos fundamentos da promoção de uma organização. Uma parte essencial da norma é a conformidade com os requisitos regulamentares ambientais adequados ou outras obrigações consideradas tão importantes como um requisito regulamentar.

Um sistema que verifica a conformidade com a legislação reduz o risco de uma ação de responsabilidade ambiental. Embora isto não resulte em poupanças directas para uma organização, o resultado de actividades não regulamentadas que afectam negativamente o ambiente resultará em multas cada vez maiores.

A maioria das organizações ou empresas consome recursos de uma forma ou de outra. Embora a Norma não obrigue uma organização a medir nada em particular, a análise dos recursos que são consumidos, por exemplo, energia, juntamente com os resíduos produzidos, pode levar a alterações na utilização e a poupanças fundamentais.

AUDITORIA INTERNA E ANÁLISE DA GESTÃO

A norma ISO 14001 fornece o quadro para a verificação dos controlos existentes através da utilização da auditoria interna e oferece uma forma de monitorizar e melhorar. Um processo de análise pela gestão permite então à gestão de topo dar um "passo atrás" e determinar até que ponto o sistema está a funcionar bem no contexto da organização e se precisa de ser modificado para fazer face a futuras alterações num processo, recursos ou quadro regulamentar.

As auditorias internas e as análises da gestão, quando combinadas com uma auditoria efectuada por um organismo de certificação como o NQA, garantem que o SGA cumpre os requisitos da organização e da norma ISO 14001.

Pensamento/auditorias baseadas no risco

O ciclo Planear-Fazer-Verificar-Atuar (PHVA) para a melhoria de processos, tal como descrito acima, corresponde a abordagens comprovadas à gestão do risco. Muitas organizações têm a gestão do risco como um processo central, especialmente em torno das tecnologias da informação, finanças e saúde e segurança no trabalho.

CONTEXTO
O primeiro passo na implementação de um SGA, como descrito abaixo, é compreender o "contexto" da organização ou, parafraseando, as questões macro que afectam e são afectadas por uma organização. Uma vez que uma organização está sujeita a uma série de influências, que podem mudar, isto pode dar origem a riscos sob a forma de potenciais ameaças e oportunidades. A identificação dos riscos daí decorrentes leva a organização a considerar essas mudanças ou desenvolvimentos, a analisar os seus impactos e a probabilidade da sua ocorrência e, em seguida, a incentivar uma estratégia de planeamento ou de atenuação.

ASPECTOS AMBIENTAIS E CONTROLO OPERACIONAL

Na sequência da identificação das macro-questões, a norma 14001 pede a uma organização que determine os aspectos e impactos das actividades, produtos e serviços através de um processo de avaliação dos riscos. Esta análise informa a organização sobre as questões significativas (riscos ou oportunidades) que necessitam de uma gestão cuidadosa, sobre os objectivos a definir, os controlos a conceber ou sobre a necessidade de efetuar auditorias internas e a sua frequência.

PLANEAMENTO - OBRIGAÇÕES DE CONFORMIDADE

Em torno da determinação dos aspectos e impactos está a avaliação da conformidade de uma organização com o seu quadro jurídico. O conceito de manter o conhecimento e a compreensão do seu estado de conformidade incorporou os princípios da avaliação do risco, de modo a que uma organização possa determinar o seu estado de conformidade e, por si só, compreender onde não está em conformidade e, por conseguinte, conceber estratégias para minimizar o risco.

PLANEAMENTO - RISCOS E OPORTUNIDADES

As organizações que necessitem de mais ajuda para garantir que o seu processo de avaliação de riscos é abrangente podem consultar a norma ISO 31000 Gestão de riscos - Princípios e directrizes. Esta norma fornece directrizes genéricas, embora não tenha como objetivo promover a uniformidade da gestão do risco nas organizações. Naturalmente, a conceção e a implementação de planos e enquadramentos de gestão do risco terão de ter em conta as diferentes necessidades de uma organização específica, os seus objectivos particulares, o contexto, a estrutura, a estrutura e a estrutura da organização.
A conceção e implementação de planos e enquadramentos de gestão do risco terão, naturalmente, de ter em conta as diferentes necessidades de uma organização específica, os seus objectivos particulares, contexto, estrutura, operações, processos, funções, projectos, produtos, serviços ou activos, bem como as práticas específicas utilizadas.

MELHORIA CONTÍNUA

Uma filosofia baseada no risco significa que uma organização pode estar mais bem preparada para os impactos da incerteza, o que, por sua vez, significa maior resiliência. Além disso, o pensamento baseado no risco implica implicitamente uma melhoria contínua, uma vez que uma organização está sempre a examinar possíveis influências e mudanças.

Pensamento/auditoria baseada em processos

• Contexto

É necessário compreender uma apreciação holística dos processos ao considerar as questões macro-ambientais que se inter-relacionam entre a organização e o ambiente.

• Aspectos ambientais e controlos operacionais

A fim de determinar os aspectos e impactos ambientais, os riscos e as oportunidades, é necessária uma análise das entradas, actividades e saídas. Como parte da análise, pode ser necessário ter em conta a interatividade de um ou mais processos. Se tal não for feito, esta avaliação dos riscos ambientais pode omitir aspectos e impactos ambientais, o que, por sua vez, resultaria na ausência de controlos. Isto pode resultar num impacto negativo no ambiente.

• Desempenho e controlo

Para determinar o sucesso de um processo, é necessário avaliar o seu resultado (bom/mau).

• Apoio/competência

Para realizar um processo, ou uma série de processos, de forma eficaz, uma pessoa precisa de ser competente. Ao determinar as necessidades de competência ambiental, a competência deve ser obtida ou adaptada às necessidades dos processos específicos. Se a competência não for comprovada ou não for adequada para um determinado processo, tal poderá ter um impacto ambiental adverso.

• Auditoria interna

Os processos que compõem o SGA devem ser auditados sistematicamente ao longo do tempo e com uma frequência que permita determinar se estão a funcionar eficazmente.

• Medidas correctivas

Uma ação correctiva é uma oportunidade para corrigir um problema identificado num SGA. Uma abordagem processual começará na causa principal e terminará numa solução sustentável adequada e satisfatória.

Secção 1: Âmbito de aplicação

Não existem requisitos específicos que uma organização deva cumprir nesta secção. No entanto, estabelece os parâmetros dentro dos quais a ISO 14001 pode ser utilizada e fornece o resultado geral pretendido de um SGA:

• Acrescentar valor ao ambiente, à própria organização e às suas partes interessadas,

• Melhoria do desempenho ambiental;

• Cumprimento das obrigações de conformidade;

• Atingir os objectivos ambientais

A secção também afirma que a Norma é aplicável a qualquer organização, independentemente da sua dimensão, tipo e natureza.

Secção 2: Referências normativas

A secção 6.2.2 da segunda parte das Directivas ISO/CEI define a inclusão de uma referência normativa como: "Este elemento condicional [da Norma] deve fornecer uma lista dos documentos referenciados... de forma a que sejam indispensáveis para a implementação do documento".

Por outras palavras, ao citar algo como uma referência normativa, considera-se indispensável para a aplicação dessa norma específica. No entanto, ao contrário da ISO 9001, não existem referências normativas na ISO 14001.

Secção 3: Termos e definições

1. Os termos específicos de uma disciplina são apresentados consecutivamente após a sua forma genérica, e na medida do possível.

2. Apresentar os termos pela ordem em que aparecem no texto. O WG5 inseriu um "Índice alfabético de termos", que pode ser modificado para refletir a listagem alfabética noutra língua.

Para além do termo ou da definição, existem também notas que procuram fornecer mais informações e clareza.

Se tiver sido adquirida uma versão eletrónica da Norma, as definições têm hiperligações para outras definições, de modo a que a sua inter-relação possa ser vista.

As secções 4 a 10 seguintes apresentam os requisitos da norma. Ao ler a norma, é importante que, tal como nas versões anteriores da ISO 14001, a palavra "deve" indique os requisitos obrigatórios que uma organização deve cumprir e que os auditores externos, como o NQA, devem verificar a conformidade e a eficácia.
Para compreender como se aplica cada uma das seguintes cláusulas, o resto do texto aplica-se ao diagrama seguinte:

Secção 4: Contexto organizacional

Este é um novo conceito em termos da ISO 14001:2015. Algumas organizações, antes da introdução do "contexto", tinham realizado uma "análise de base" que, em alguns casos, proporcionava uma compreensão alargada de uma organização antes de trabalharem nos "pormenores" da tentativa de gerir (de alguma forma) os impactes ambientais.
 
A cláusula é sequencial, uma vez que é necessário compreender a organização e o contexto (4.1), antes de identificar as partes interessadas e compreender as suas necessidades e expectativas (4.2), o resultado de 4.1 e 4.2 permite determinar o âmbito (4.3) e, finalmente, conceber o SGA (4.4):

4.1 COMPREENDER A ORGANIZAÇÃO E O CONTEXTO

A intenção do "Contexto" é proporcionar uma compreensão concetual de alto nível das questões importantes que podem afetar, positiva ou negativamente, a forma como uma organização gere as suas responsabilidades ambientais. Por outras palavras, trata-se de uma apreciação global dos macroprocessos (e das suas inter-relações) que podem afetar ou ser afectados por uma organização.

No anexo A da norma ISO 14001:2015, sugere-se que o seguinte também deve ser apreciado ao entender o "contexto":

• Condições ambientais relacionadas com o clima, a qualidade do ar, a qualidade da água, a utilização dos solos, a poluição existente, a disponibilidade de recursos naturais e a biodiversidade.

• As circunstâncias externas culturais, sociais, políticas, jurídicas, tecnológicas, económicas e concorrenciais em que opera

• Características ou condições internas da organização e suas capacidades

Há uma série de metodologias que podem ser utilizadas para determinar o contexto. Uma boa maneira de o fazer é formular uma matriz que estabeleça os requisitos da Norma (e do Anexo A) e, em seguida, realizar uma série de entrevistas com os funcionários adequados, de modo a que o conhecimento de uma organização possa ser aproveitado. Se for caso disso, isto pode ser transformado num relatório.

A vantagem desta abordagem é que fornece uma explicação coesa e uma boa referência para apoiar a estratégia empresarial atual e futura (também pode ser reflectida numa análise da gestão (ver secção 9 Avaliação do desempenho abaixo).

4.2 COMPREENDER AS NECESSIDADES E EXPECTATIVAS DOS TRABALHADORES E DE OUTRAS PARTES INTERESSADAS

Embora o termo "partes interessadas" possa não ser novo na ISO 14001, a maioria das organizações terá provavelmente uma melhor compreensão do termo "parte interessada". A partir de uma compreensão do contexto, ou seja, das questões conceptuais ou macro-importantes da organização, a identificação das partes interessadas permitirá compreender quem pode ser afetado pelos impactes ambientais da organização.

A identificação das partes interessadas pode ser formulada através da criação de um "mapa", ou seja, as partes internas e externas que interagem de alguma forma com uma organização:

Uma vez criado este processo, é necessário identificar as necessidades e expectativas das partes interessadas. Mais uma vez, este pode ser um processo iterativo, em que as necessidades e expectativas das partes interessadas são listadas, por exemplo, um cliente pode exigir a ISO 14001. No entanto, o que é importante é extrair as questões das partes interessadas que uma organização pode considerar como obrigações de conformidade (ver abaixo uma descrição das obrigações de conformidade).

4.3 DETERMINAÇÃO DO ÂMBITO DE APLICAÇÃO DO GSAS

Com base numa compreensão do contexto, das partes interessadas e das suas necessidades e expectativas, pode ser determinado o âmbito do SGA. O "âmbito" fornece uma descrição do âmbito e da extensão do SGA.

Por vezes, nas fases iniciais de uma implementação, pode ser problemático finalizar o âmbito porque, por vezes, é necessário um maior conhecimento da organização através da implementação do resto da Norma (particularmente ao determinar os aspectos e impactes ambientais das actividades, produtos e serviços de uma organização).

No entanto, o âmbito deve ser documentado de alguma forma no SGA. Se o âmbito for particularmente complicado, talvez porque certas partes da empresa estão excluídas do SGA por razões legítimas, deve ser feita uma descrição clara num manual ou noutro documento. Se o âmbito for relativamente simples, um bom local para o incluir é na Declaração de Política Ambiental.

Enquanto documento virado para o público, a Declaração de Política Ambiental pode ser um bom local para descrever o âmbito. Uma descrição clara do âmbito na declaração de política pode informar sucintamente o leitor sobre quem é a empresa, o que faz e a que se refere o resto da política. É claro que pode optar por definir o âmbito em ambos os locais, mas se o âmbito mudar, ambas as declarações terão de ser alteradas.

4.4 SISTEMA DE GESTÃO AMBIENTAL

A secção final da cláusula 4 refere que, em resultado do acima exposto, uma organização tem de determinar, implementar e melhorar continuamente um SGA. O restante deste documento examinará como isso deve ser feito.

Secção 5: Liderança

A Norma estabelece que a gestão de topo deve demonstrar liderança, empenho e assumir a responsabilidade pela "eficácia do SGA". Isto define o tom para a Secção 5 e o funcionamento de todo o SGA.

O seu sucesso global e o nível de desempenho ambiental dependerão do grau de empenhamento da gestão de topo na maioria dos aspectos do estabelecimento, aplicação e melhoria contínua do SGA.

Os exemplos seguintes mostram como a liderança pode ser demonstrada num SGA:

• Assegurar que os planos estratégicos da organização e os objectivos do SGA são compatíveis e integrados na organização.
• Disponibilização de recursos adequados.
• Considerar e integrar as preocupações ambientais no planeamento e na estratégia das empresas.
• Compreender o que é ou o que "parece" ser um bom comportamento ambiental e reagir de forma adequada.
• Facilitar uma cultura de melhoria contínua.
• Comunicar adequadamente com as partes interessadas.

Um exemplo potencialmente "público" de demonstração de liderança é, evidentemente, a assinatura da Declaração de Política Ambiental pela direção para dizer que, como líder da organização, "é isto que vamos alcançar"... ou... "estas são as nossas intenções". "Estas são as nossas intenções". Embora isto, por si só, não possa ser considerado uma demonstração de liderança, fornece um quadro para a implementação das acções acima descritas.

Embora o núcleo principal dos requisitos de liderança se encontre na secção 5, como a norma é holística, existem outros requisitos de "liderança" implícitos nas secções seguintes:

• Planeamento

Uma compreensão adequada das questões ambientais, das acções e das obrigações de conformidade, bem como dos riscos e oportunidades conexos, exige uma orientação estratégica por parte da gestão de topo.

• Apoio

Há muitos casos em que o papel da gestão de topo é fornecer orientação ou "aprovação" para apoiar os objectivos do SGA. Isto inclui a disponibilização de recursos, a obtenção de competências, a sensibilização, a comunicação efectiva e a informação documentada adequada.

• Funcionamento

Certos controlos operacionais e planos de emergência requerem frequentemente a visão e a estratégia da direção.

• Avaliação do desempenho

A gestão de topo deve compreender os resultados da auditoria interna, da medição e do acompanhamento e participar ativamente no processo de análise pela gestão.

• Melhorar

A gestão de topo influencia a cultura de melhoria contínua e tem o poder de permitir uma melhoria contínua efectiva e, em última análise, tem a palavra final sobre a forma como o mau desempenho é abordado. Por exemplo, pode ser a aprovação de fundos para recursos adicionais ou o realinhamento da estratégia organizacional.

Secção 6: Planeamento

Esta secção estabelece um quadro que pede a uma organização que se analise a si própria para determinar os aspectos, impactos, riscos e oportunidades das suas actividades, produtos e serviços e, em seguida, como gerir o resultado dessa análise.

ASPECTOS, IMPACTOS, RISCOS, OPORTUNIDADES E OBRIGAÇÕES DE CONFORMIDADE

Esta é uma parte fundamental do SGA, porque sem compreender as implicações ambientais das actividades, produtos e serviços de uma organização não é possível planear a minimização, atenuação ou gestão dos impactos ambientais.

Uma boa abordagem para compreender as implicações ambientais de uma organização é começar por compreender a própria empresa. Os parâmetros da organização já foram compreendidos na delimitação do âmbito.

Trata-se, portanto, de "preencher as lacunas" com as actividades, produtos e serviços pormenorizados (processos) que constituem a organização.

A recolha desta informação numa matriz permite uma apresentação coerente e lógica dos dados. Se for caso disso, esta informação pode ser referenciada a um mapa da localização da organização, para que se possa fazer referência à localização física.

A partir da identificação das actividades, produtos e serviços, é necessário determinar os aspectos e impactos ambientais. Os aspectos ambientais são definidos como "elementos das actividades, produtos ou serviços de uma organização que interagem ou podem interagir com o ambiente".

Os impactos ambientais são definidos como "alterações no ambiente, adversas ou benéficas, total ou parcialmente resultantes dos aspectos ambientais de uma organização". Este processo deve ter em conta eventuais situações de emergência.

Um exemplo de uma interação de processo que causa um aspeto e um impacto:

Depois de gerar uma lista de aspectos, estes devem ser "analisados" para determinar quais são susceptíveis de ter um impacto ambiental.
impacto ambiental. A principal razão para fazer isto é determinar quais são os mais importantes e que precisam de ser controlados/geridos ou reduzir o seu impacto para um nível aceitável.
 
A norma estabelece que, para determinar o significado, uma organização deve usar "...critérios estabelecidos". No entanto, ao avaliar o significado, sugere-se que seja tido em conta o seguinte

• A probabilidade de ocorrência do impacto

• A extensão dos danos ambientais

• O nível de preocupação das partes interessadas

• Os requisitos das obrigações de conformidade adequadas (requisitos legais e outros).

Cada um destes aspectos pode ser quantificado de alguma forma e pontuado. No final deste processo, é importante verificar se o que foi classificado como significativo é mesmo significativo!

Determinar as obrigações de conformidade adequadas e a forma como se aplicam aos processos e aspectos da organização pode exigir muita investigação, especialmente se a organização for complexa ou tiver um elevado potencial de danos ambientais. Por vezes, é aqui que as organizações precisam da ajuda de especialistas.

No entanto, a partir da lista de obrigações de conformidade, podem existir áreas em que a não conformidade ou a não conformidade constituem um risco para uma organização, pelo que é importante identificá-las e pôr em prática planos adequados para que o processo fique em conformidade.

A partir da análise dos aspectos e impactos, serão produzidos "riscos" (definidos na Norma como "efeito de incerteza"). No entanto, também pode haver oportunidades, ou seja, quando há uma atividade que resulta num impacto ambiental significativo, pode haver uma oportunidade para reduzir o impacto ambiental.

Embora pareça ser um processo único, na realidade tem de ser simultaneamente proactivo e reativo. Tem de ser pró-ativo na determinação das implicações ambientais de projectos ou novos desenvolvimentos. Deve também ser reativo, para determinar quando um processo muda ou quando uma obrigação de conformidade muda.

OBJECTIVOS AMBIENTAIS E PLANEAMENTO PARA OS ALCANÇAR

A norma estabelece que uma organização tem de "estabelecer objectivos ambientais em funções e níveis relevantes, tendo em conta... aspectos ambientais significativos e obrigações de conformidade associadas e considerando... riscos e oportunidades".

Se a análise (acima) tiver sido efectuada de forma exaustiva, deverá ser óbvio aquilo em que se deve trabalhar e onde se deve estabelecer um objetivo de mudança. É claro que os objectivos de uma organização não têm de ser derivados da análise acima referida, mas é um bom ponto de partida.

A Norma indica explicitamente o quadro necessário para atingir os objectivos e uma boa forma de o representar, de cumprir a Norma e de ter um "Plano de Ação" para gerir os objectivos é formar uma tabela com os requisitos da Norma:



A última coluna do quadro anterior, "Como serão avaliados os resultados?", é um requisito interessante que merece ser analisado. A norma obriga a organização a incluir indicadores para monitorizar o progresso no sentido de atingir os seus objectivos. Embora esteja implícito que deve haver uma medida quantitativa, é bastante razoável que a avaliação seja qualitativa; por exemplo, se uma organização se propôs o objetivo de produzir um relatório, saberá que o objetivo foi atingido se o relatório for produzido.

O tema geral de assegurar que o SGA está integrado no negócio é inerente a esta parte da Norma. Os melhores objectivos serão, naturalmente, significativos para a empresa e, por conseguinte, serão integrados nos processos da organização.

Secção 7: Apoio

Esta secção analisa os recursos, a comunicação e a documentação de um SGA. Os requisitos estão efetivamente na base de um SGA e asseguram o seu funcionamento eficaz.

RECURSOS, INCLUINDO COMPETÊNCIAS E ACÇÕES DE SENSIBILIZAÇÃO.

É necessária uma variedade de recursos para operar um SGA, que podem incluir recursos financeiros, inventário, competências humanas, recursos de produção e tecnologias de informação/computadores. Tal como se explica na secção 5, é essencial que a gestão de topo esteja envolvida, uma vez que, em última análise, é a sua decisão de utilizar ou investir nos recursos do SGA.

A organização também precisa de identificar os recursos adequados de que necessita. No âmbito da identificação dos recursos, a organização tem de analisar as informações produzidas na secção 6 para reconhecer os riscos/oportunidades e os objectivos daí resultantes que foram identificados e que necessitam de recursos para os atenuar ou gerir.

Geralmente, o maior desafio é fornecer pessoal competente e com conhecimentos para apoiar os requisitos do SGA. Isto é especialmente verdadeiro quando um SGA está a ser implementado pela primeira vez. A criação de uma matriz de "necessidades de formação" com base na competência ou consciencialização exigida ao pessoal da organização irá destacar quando a competência foi alcançada ou quando é necessária. Por exemplo, se foi identificado que existe um risco de derrame, a competência e os materiais apropriados precisam de estar no local para lidar com a situação.

COMUNICAÇÃO

Uma comunicação interna e externa eficaz e eficiente é "chave" para o funcionamento de um SGA. A Norma é útil ao fornecer um quadro para representar o processo de comunicação dentro de uma organização. Ao convertê-lo numa tabela e com referência à análise das "partes interessadas" na secção 4.2, pode ser elaborado um "plano" de comunicação:

Naturalmente, as colunas podem ser reordenadas, se necessário.

Uma parte interessada importante, especialmente em relação às obrigações de conformidade, são as entidades reguladoras. Se uma organização está fortemente regulamentada e pode ter uma licença ou autorização de descarga, pode haver um plano de comunicação entre a organização e o regulador apenas para o cumprimento das condições e para o cumprimento contínuo.

Uma área que é frequentemente esquecida é a comunicação com "pessoas que executam trabalho sob o controlo da organização". Como "regra geral", é aconselhável tratar os empreiteiros ou as operações subcontratadas como se fossem empregados "directos" e comunicar eficazmente e de forma bidirecional. A adoção desta filosofia garante que as "pessoas que fazem o trabalho sob o controlo da organização" podem contribuir para a melhoria contínua.

DOCUMENTAÇÃO

A norma fornece orientações claras sobre a documentação exigida. A Norma de 2015 é menos prescritiva do que as outras iterações, embora continue a exigir o seguinte:

Cláusula	Documentação necessária
4.3 (Âmbito de aplicação)	O âmbito de aplicação deve ser mantido como informação documentada e disponibilizado às partes interessadas.
5.2 (Política)	A política ambiental deve ser mantida como informação documentada.
6.1.1 (Geral)	A organização deve manter informação documentada sobre: riscos e oportunidades a abordar; processos exigidos nos pontos 6.1.1 a 6.1.4, na medida do necessário para ter a certeza de que são efectuados como previsto.
6.1.2 (Aspectos ambientais)	A organização deve manter informação documentada sobre: aspectos ambientais e impactos ambientais associados; critérios utilizados para determinar os seus aspectos ambientais significativos; aspectos ambientais significativos
6.1.3 (Obrigações de desempenho)	A organização deve manter informação documentada sobre as suas obrigações de conformidade.
6.2.1 (Objectivos ambientais)	A organização deve manter informação documentada sobre os objectivos ambientais.
7.2 (Concorrência)	A organização deve conservar informações documentais adequadas como prova de competência.
7.4.1 (Comunicação - Geral)	A organização deve conservar informação documentada como prova das suas comunicações, conforme adequado.
7.5.1 (Informação documentada - Geral)	O sistema de gestão ambiental da organização deve incluir: a) informação documentada exigida pela presente norma internacional; b) informação documentada determinada pela organização como necessária para a eficácia do sistema de gestão ambiental.   NOTA: O âmbito da informação documentada para um sistema de gestão ambiental pode variar de uma organização para outra devido a a dimensão da organização e o seu tipo de actividades, processos, produtos e serviços; a necessidade de demonstrar o cumprimento das suas obrigações de conformidade a complexidade dos processos e das suas interacções; a competência dos indivíduos.
8.1 (Planeamento e controlo operacional)	A organização deve manter informação documentada na medida do necessário para garantir que os processos foram executados como previsto.
8.2 (Preparação e resposta a emergências)	A organização deve manter informação documentada na medida necessária para garantir que o(s) processo(s) é(são) efectuado(s) como pretendido(s).
9.1.1 (Acompanhamento, medição, análise e avaliação - Geral)	A organização deve conservar informação documentada adequada como prova dos resultados do controlo, medição, análise e avaliação.
9.1.2 (Avaliação do cumprimento)	A organização deve conservar informação documentada como prova do resultado da avaliação da conformidade.
9.2.2 (Programa de Auditoria Interna)	A organização deve conservar informações documentadas como prova da aplicação do programa de auditoria e dos resultados da auditoria.
9.3 (Revisão da gestão)	A organização deve conservar informação documentada como prova dos resultados das análises pela direção.
10.1 (Não-conformidade e ação correctiva)	A organização deve conservar informações documentadas que comprovem a natureza das não conformidades e as medidas subsequentes tomadas; os resultados de qualquer ação correctiva.

 

Após estes requisitos obrigatórios, cabe à organização decidir se necessita de mais documentação. A norma ISO 14001 diz que a organização deve determinar a documentação adequada "conforme necessário para a eficácia do sistema de gestão ambiental".

Cabe, portanto, à organização decidir quando e onde precisa de documentação e, claro, que forma esta deve assumir, seja um procedimento, um fluxograma ou qualquer outra forma de descrever e gerir a forma como um determinado processo é realizado.

Ao produzir informação documentada, esta tem de ser criada, actualizada e controlada de forma coerente. Uma organização deve tentar mantê-la o mais simples possível, pois quanto maior for o grau de complexidade, maior será a probabilidade de falhar. No mínimo, cada documento deve ter um número de versão, uma data e um número de página.

Secção 8: Funcionamento

Um dos fundamentos da Norma é a mitigação, gestão e controlo do impacto ambiental de uma organização, pelo que a conceção, implementação e melhoria contínua da forma como os processos ou operações ocorrem é essencial para um SGA eficaz.

PLANEAMENTO E CONTROLO OPERACIONAL

O âmbito do controlo operacional dependerá das actividades, produtos e serviços da organização e das obrigações de conformidade específicas. A análise acima descrita é também tida em conta na determinação dos aspectos significativos. Uma organização deverá controlar os seus aspectos significativos, no mínimo, para que não aumentem de dimensão (ou causem potencialmente poluição). Isto pode ser feito através da elaboração de um procedimento e da garantia de que o pessoal é competente.

O controlo operacional e a competência andam de mãos dadas e, seja qual for a forma que o controlo operacional assuma, as pessoas que operam nesse processo devem ser capazes de o executar eficazmente.

Existem diferentes tipos de controlo operacional, entre os quais:

• Tecnologia eletrónica ou mecânica para reduzir as emissões

• Programas de manutenção preventiva de rotina para reduzir o desgaste e as avarias do equipamento

• Controlo e observação do desempenho do equipamento

• Procedimentos

• Sinais

• Livros de registo

• Listas de controlo

• Fluxogramas

O controlo operacional deve também abranger as actividades subcontratadas. A norma reconhece que, em algumas circunstâncias, uma organização poderá controlar as actividades subcontratadas, por exemplo, quando um contratante trabalha diretamente nas instalações da organização, mas em algumas circunstâncias a influência da organização será limitada.

Na conceção do controlo operacional, a norma ISO 14001 estabelece que uma organização deve ter uma "perspetiva de ciclo de vida". A perspetiva do ciclo de vida inclui a consideração dos aspectos ambientais das actividades, produtos e serviços de uma organização que esta pode controlar ou influenciar.

As fases típicas do ciclo de vida incluem a aquisição de matérias-primas, a conceção, a produção, o transporte/entrega, a utilização, o tratamento em fim de vida e a eliminação final. A organização deve considerar as fases do ciclo de vida sobre as quais tem maior controlo ou influência, do ponto de vista do controlo operacional, uma vez que podem oferecer a maior oportunidade para reduzir a utilização de recursos e minimizar a poluição ou os resíduos.

A regra também estabelece, em consonância com o facto de apenas se dispor de documentação adequada e relevante, que

"A organização deve manter informação documentada na medida do necessário para ter a certeza de que os processos foram efectuados como previsto. Esta é, em si mesma, uma decisão organizacional, mas é importante fazê-lo para garantir que um SGA não seja sobrecarregado com "papelada" ineficaz.

PREPARAÇÃO E RESPOSTA A EMERGÊNCIAS

O planeamento para acontecimentos inesperados é uma boa disciplina organizacional. Na norma ISO 14001, a análise dos aspectos e impactes terá posto em evidência possíveis situações de emergência em que poderá ocorrer um impacte ambiental negativo. Cabe, portanto, a uma organização determinar os planos que podem ser postos em prática para evitar ou minimizar os danos ambientais.

A preparação típica para emergências inclui uma boa compreensão do que pode correr mal e, em seguida, as medidas adoptadas para mitigar os impactos. Um bom exemplo é o facto de, no âmbito da análise dos aspectos e impactos, ter sido identificada uma atividade específica com potencial para derrames.

A preparação para emergências sabe o que fazer em caso de derrame; o pessoal é competente (tem a experiência/formação adequada) para lidar com um derrame; existe equipamento adequado, por exemplo, kits de derrame, e foi efectuado um teste (sempre que possível) para garantir que o processo funciona. Como boa prática, também deve existir um processo para que, se ocorrer uma situação de emergência, seja efectuada uma autópsia para que, se necessário, o processo de emergência possa ser melhorado.

Mais uma vez, a Norma afirma que a informação documentada é exigida apenas na medida do necessário para se ter confiança de que o processo de preparação e resposta a emergências está a ser levado a cabo.

Secção 9: Avaliação do desempenho

A avaliação do desempenho é a medição e avaliação de um SGA para garantir a sua eficácia e contribuir para a sua melhoria contínua.

ACOMPANHAMENTO, MEDIÇÃO, ANÁLISE E AVALIAÇÃO

Uma organização deve testar, rever, inspecionar e observar as suas actividades planeadas para assegurar que estas decorrem como planeado. Uma organização deve assegurar-se de que determinou os processos adequados para poder avaliar o seu desempenho. A monitorização indica geralmente um processo ou processos que podem verificar se algo está a acontecer como planeado ou pretendido.

Por exemplo, um processo de controlo pode incluir a verificação da limpeza com uma frequência de, digamos, uma vez por semana. A medição tende a significar que a dimensão ou magnitude de um determinado processo é medida, ou seja, calculada através da atribuição de um valor numérico. O tipo de medição e monitorização varia de uma organização para outra.

Nas organizações com utilização intensiva de energia, a quantidade de eletricidade e gás e a correspondente produção de dióxido de carbono podem ser fundamentais para o funcionamento da empresa. Noutras organizações, a quantidade de água potável utilizada no processo pode ser mais adequada. Em ambientes administrativos, a quantidade de papel consumido por pessoa pode ser um indicador adequado. A decisão cabe a cada organização.

Além disso, qualquer equipamento utilizado para determinar o "indicador" de medição deve ser calibrado de forma a proporcionar um elevado nível de confiança de que os valores são, de facto, uma verdadeira representação dos factos.

A norma também exige que a organização determine um processo para "avaliar o cumprimento das suas obrigações de conformidade". Para o efeito, a organização deve

• determinar a frequência com que o cumprimento será avaliado;

• avaliar a conformidade e tomar medidas, se necessário;

• manter o conhecimento e a compreensão do seu estado de conformidade.

Na prática, isto significa consultar a lista de obrigações de conformidade (ver secção 6) e determinar se a conformidade está a ser cumprida. Em muitas organizações, isto envolverá "uma ou mais auditorias", talvez anualmente ou mais, dependendo do tipo de organização, para determinar se os requisitos legais específicos e outros estão a ser cumpridos para cada atividade, produto ou serviço.

O resultado de tal auditoria estabelecerá o "estado de conformidade". Se este resultado puder ser traduzido, por exemplo, num gráfico circular, para que uma organização possa ver a sua percentagem de conformidade, pode ser muito poderoso para provocar mudanças. Isto pode levar à prevenção de acções judiciais por incumprimento da legislação ambiental.

AUDITORIA INTERNA

Um processo de auditoria interna eficaz é fundamental para a melhoria contínua e para um SGA dinâmico. O objetivo da auditoria interna das organizações deve ser determinar se o desempenho da organização está em conformidade com os requisitos do SGA:

• Requisitos organizacionais

• Requisitos da ISO 14001

Por conseguinte, uma organização tem de verificar "se estamos a fazer - o que dizemos que estamos a fazer". Para realizar uma auditoria interna de forma eficaz, o auditor deve utilizar como enquadramento as directrizes da ISO 19011:2011 para a auditoria de sistemas de gestão. Estas estabelecem a norma para a realização de uma auditoria e devem fazer parte dos requisitos de competência para os auditores internos.

Uma auditoria deve verificar se uma organização cumpre os requisitos da norma ISO 14001. Algumas organizações pensam, erradamente, que esta auditoria pode ser realizada como parte das actividades de certificação levadas a cabo por empresas como a NQA.

Não é este o caso; uma organização deve determinar, através de uma auditoria interna, que está a cumprir os requisitos da Norma (com uma frequência adequada). Muitas organizações realizam este tipo de auditoria anualmente e fazem-no convertendo a Norma num questionário e depois revendo sistematicamente cada parte do SGA para determinar se algum requisito específico da Norma é cumprido.

À semelhança da avaliação das obrigações de conformidade, quando esta é convertida numa percentagem de conformidade (com a norma), pode ser uma forma eficaz de demonstrar e comunicar o desempenho.

Como já foi explicado, o princípio de planear, fazer, verificar e agir é inerente à norma ISO 14001. O mesmo se aplica à presente secção. A norma exige que uma organização forneça informações documentadas como prova da implementação de um programa de auditoria e dos resultados da auditoria.

Um programa de auditoria, na sua forma mais simples, estabelece quando e o que deve ser efectuado durante um período de tempo. As organizações podem ter programas que abranjam muitos anos (ou talvez um ciclo de certificação), mas, como sugestão, deve ser elaborado um programa que abranja pelo menos doze meses.

A Norma também diz que os auditores devem realizar auditorias para assegurar a objetividade e a imparcialidade do processo de auditoria. Por vezes, isto é intrinsecamente difícil, uma vez que os auditores internos (pelo nome) têm uma relação próxima com a organização auditada. No entanto, deve ter-se o cuidado de estabelecer directrizes sensatas para que os auditores internos não auditem os seus próprios processos.

Após a realização de uma auditoria e a produção dos seus resultados (sob forma documentada, por exemplo, um relatório de auditoria), é importante que estes sejam efetivamente comunicados às partes interessadas, incluindo a direção relevante.

Algumas das organizações com melhor desempenho asseguram que as constatações (que podem incluir não-conformidades - ver secção 10 abaixo) são também transmitidas à "gestão de topo". Isto pode ser importante, especialmente quando uma auditoria encontrou deficiências no sistema e são necessários recursos para retificar a situação.

ANÁLISE DA GESTÃO

A avaliação mais abrangente e estratégica do desempenho é o processo de análise pela direção. A análise pela gestão deve ser efectuada pela gestão de topo e deve basear-se essencialmente na entrada de dados (gerados pelo sistema), a fim de fazer recomendações e melhorias no futuro (saídas).

A norma é útil para fornecer um quadro do que uma análise pela direção deve implicar e sugere-se que estas rubricas sejam utilizadas na informação documentada que uma organização produz:
Nota: foram incluídos comentários em cada secção para orientar a condução da análise crítica pela direção.

Extrato da secção 9.3 da norma ISO 14001	Comentario
a. o estado das acções das análises anteriores da gestão;	Deve ser um resumo da medida em que as acções anteriores da análise pela direção foram ou não realizadas e as razões para tal. Algumas organizações elaboram um quadro comparativo.
b. alterações em:
1. questões externas e internas relevantes para o sistema de gestão ambiental;	Trata-se de uma revisão da análise do contexto descrita na secção 4. As alterações relativas a questões externas e internas devem ser explicadas.
2. as necessidades e expectativas das partes interessadas, incluindo as obrigações de conformidade;	Mais uma vez, trata-se de uma revisão da análise do contexto descrita na secção 4. As alterações em relação às necessidades e expectativas das partes interessadas, incluindo as obrigações de conformidade, terão de ser tidas em conta.
3. os seus aspectos ambientais significativos;	Se houve alguma mudança num aspeto significativo, isso deve ser explicado. Naturalmente, isso dependerá do facto de ter havido ou não alterações nos processos.
4. riscos e oportunidades;	Se existirem diferenças ou alterações nos riscos no âmbito do SGA, estas devem ser registadas e explicadas. Devem também ser registadas quaisquer oportunidades, embora estas possam ser indicadas na alínea g) infra.
c. o grau de cumprimento dos objectivos ambientais;	É necessário verificar se os objectivos ambientais foram atingidos. Sugere-se que a formulação de um quadro que mostre o grau de realização dos objectivos seja incluída no balanço da gestão. Tal permitirá uma análise do desempenho e do grau de melhoria contínua alcançado.
d. informações sobre o desempenho ambiental da organização, incluindo tendências:
1. não-conformidades e acções correctivas;	Deve ser uma revisão das não-conformidades e das acções correctivas que tiveram lugar desde a última análise pela direção. Caso se tenham registado tendências específicas em matéria de acções correctivas ou não conformidades, estas devem ser destacadas, uma vez que pode ser necessário tomar decisões para atenuar a sua ocorrência.
2. resultados do controlo e da medição;	Tal como foi referido anteriormente nesta secção, deve ser criado um proxy para determinar se a monitorização e a medição efectuadas correspondem às expectativas da organização. Se as informações fornecidas revelarem um desempenho insuficiente, o processo de análise pela direção pode desencadear uma mudança.
3. o cumprimento das suas obrigações de conformidade;	O facto de uma organização cumprir as suas obrigações de conformidade é fundamental para um SGA. Para satisfazer esta parte da norma, pode ser tão simples como dizer que a organização "cumpre as suas obrigações de conformidade". No entanto, se uma organização tiver optado por representar (como acima descrito) um gráfico circular para mostrar o seu "estado de conformidade", a sua inserção na informação documentada satisfará este requisito. Na prática, se uma determinada obrigação de conformidade estiver a revelar-se difícil de cumprir, esse facto deve também ser destacado.
4. resultados da auditoria;	Devem ser avaliados os resultados das auditorias efectuadas desde a última análise pela direção. Para abranger este aspeto de forma exaustiva, deve incluir auditorias internas e externas. A profundidade com que isto é efectuado varia de organização para organização e do número de auditorias realizadas.
e. adequação dos recursos;	É necessário verificar se os recursos são adequados para o funcionamento do SGA em geral ou para a realização de processos individuais. Muitas vezes, a "gestão de topo" tem de ser informada da insuficiência de recursos (seja qual for a sua forma), a fim de se poderem efetuar mudanças.
f. comunicações relevantes das partes interessadas, incluindo queixas;	Pode ter havido comentários, queixas ou outras comunicações das partes interessadas. A sua análise pode fornecer uma perspetiva externa sobre o desempenho do SGA. Se houver um problema específico que precise de ser resolvido e que tenha sido destacado por uma parte interessada, poderá ser necessária a ajuda da "gestão de topo" para o resolver.
g. oportunidades de melhoria contínua.	As oportunidades de melhoria contínua podem ter surgido de outras secções da análise da gestão, embora devam ser reflectidas quaisquer outras oportunidades de melhoria do desempenho ambiental.

 

Na sequência da revisão, a norma exige os seguintes "resultados":

Os resultados da análise da gestão devem incluir:
conclusões sobre a continuação da adequação, suficiência e eficácia do sistema de gestão ambiental;	Esta deve ser uma avaliação exaustiva da adequação, suficiência e eficácia do SGA.
decisões relacionadas com as oportunidades de melhoria contínua;	Isto pode incluir alterações ao SGA como um todo, ou a partes específicas do SGA.
decisões relacionadas com a eventual necessidade de alterações ao sistema de gestão ambiental, incluindo recursos;	A avaliação acima referida deve tornar evidente quais as decisões a tomar.
acções, se necessário, caso os objectivos ambientais não tenham sido alcançados;	Nos casos em que os objectivos ambientais não foram cumpridos, será necessário decidir se eram demasiado rigorosos ou se não puderam ser cumpridos por razões legítimas específicas.
oportunidades para melhorar a integração do sistema de gestão ambiental com outros processos empresariais, se necessário;	Deve avaliar-se se o SGA está integrado na organização ou se é necessária uma maior integração. Para ser um SGA eficaz, quanto mais próxima estiver a integração da organização e dos seus processos, mais benefícios ambientais serão obtidos.
qualquer participação na direção estratégica da organização.	o deve indicar se existem implicações para a direção estratégica. Isto pode implicar uma reorientação da empresa no sentido de uma maior proteção ambiental ou a eliminação de um processo que seja particularmente prejudicial para o ambiente.

Secção 10: Melhoria

Esta secção reúne os fundamentos para alcançar a melhoria contínua, ou seja

• Os pontos da secção 9 relativos aos resultados da análise e avaliação do desempenho ambiental, da avaliação da conformidade, das auditorias internas e da análise da gestão.

• Não-conformidade e ação correctiva.

Se o SGA for bem concebido, as oportunidades de melhoria contínua devem surgir, ser captadas e actuadas em tempo útil. A chave para tal é reunir num único local as acções que permitem a melhoria contínua. Algumas organizações utilizam o quadro do seu programa ambiental para manter as suas acções de melhoria contínua sob gestão, de modo a poderem ser revistas no âmbito deste processo.

NÃO-CONFORMIDADE E ACÇÃO CORRECTIVA

O processo de auditoria, ao avaliar o desempenho de uma organização, pode dar origem a não-conformidades e subsequentes acções correctivas. Uma não-conformidade pode ocorrer numa organização a qualquer momento durante a execução dos seus processos. É necessário adotar uma metodologia para a sua deteção, gestão e resolução, e a norma exige o seguinte

• Reagir a situações de não conformidade e, se for caso disso:

• tomar medidas de controlo e correção;

• abordar as consequências, incluindo a atenuação dos impactos ambientais adversos;

• Avaliar a necessidade de ação para eliminar as causas da não-conformidade, de modo a que esta não se repita ou ocorra noutro local:

1. rever a não-conformidade;

2. determinar as causas da não-conformidade;

3. determinar se existem ou podem ocorrer não-conformidades semelhantes;

• Aplicar as acções necessárias;

• Analisar a eficácia das medidas correctivas tomadas;

• Efetuar alterações ao sistema de gestão ambiental, se necessário".

A norma diz que este processo deve ser documentado. Há várias formas de o conseguir, mas normalmente inclui um "Pedido de Ação Correctiva" (CAR) para cada ação correctiva e um "registo" que é essencial para registar e gerir os CAR. Isto é especialmente útil quando são levantadas numerosas acções correctivas.

O "registo" pode ser tão simples como:

​

Sistemas mais complexos podem "codificar" diferentes tipos de não-conformidades. Isto pode ser utilizado para gerar dados de tendências que podem ser úteis na avaliação contínua do desempenho do SGA e no processo de revisão da gestão.

MELHORIA CONTÍNUA

A Norma estabelece que:

"A organização deve melhorar continuamente a adequação, a suficiência e a eficácia do sistema de gestão ambiental para melhorar o desempenho ambiental."

Na prática, se todos os elementos acima referidos forem postos em prática e implementados, verificar-se-á uma melhoria contínua.

Tirar o máximo partido do seu sistema de gestão

Dicas de topo sobre como tirar o máximo partido do seu sistema de gestão ambiental:

1. Para que um SGA seja eficaz, é necessário garantir que a "gestão de topo" esteja empenhada na sua criação, aplicação e melhoria contínua.

2. Utilize a Norma para ajudar a trazer a gestão ambiental para a sala de reuniões.

3. Utilizar o "Contexto" para compreender os impactos ambientais que afectam a organização e a forma como a organização afecta o ambiente a nível macro.

4. Integrar o SGA nos seus processos de trabalho para que não seja apenas mais uma coisa a fazer: é simplesmente o que faz!

5. Esteja preparado para ser flexível na sua abordagem para alcançar os seus resultados EMS.

6. Utilize os dados obtidos através do seu SGA para verificar se está a melhorar.

7. Utilize a norma ISO 14001 como um meio para conceber o seu SGA.

8. Dispor de uma metodologia sólida para a avaliação dos aspectos, impactes, riscos e oportunidades, uma vez que esta está na base do SGA.

9. Certifique-se de que dispõe de um bom processo para determinar e avaliar as suas obrigações de conformidade.

10. Utilizar o SGA para proporcionar uma abordagem sustentável aos processos de trabalho da organização.

11. Considerar as auditorias como uma medida e um meio para melhorar o desempenho.

12. Utilizar a análise pela direção para fornecer uma orientação estratégica.

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