ISO 55001:2014 (Gestión de activos) - Cláusula 7.5: Requisitos de información

Los activos pueden presentar toda forma y tamaño, pero una cosa es segura, todas las organizaciones tienen activos. Por eso es importante gestionar sus activos de forma eficaz y conseguir la certificación ISO 55001 puede hacer precisamente eso. La ISO 55001 es especialmente relevante en las industrias que hacen un uso intensivo del capital, que tienen importantes activos físicos que gestionar y que tienen elevados costes fijos. Esto puede incluir los servicios públicos, la fabricación pesada y ligera, la distribución, la construcción, la gestión de la propiedad y el transporte.

La norma ISO 55001 se publicó en enero de 2014 y establece requisitos específicos no sólo para la implementación y el mantenimiento de un activo, sino también para la mejora de dicho activo a través de un sistema de gestión de activos. Se basa en la norma PAS55, que ha tenido un historial probado específicamente en las industrias de servicios públicos. La ISO 55001 pretende aplicar este enfoque en otros sectores permitiendo que todas las empresas se beneficien de ella.

Al leer la cláusula 7.5, requisitos de información, la organización puede centrarse en la información de los activos, incluyendo qué información de los activos es obligatoria u opcional, la calidad de la información, los atributos, el estado, la ubicación y los métodos para recopilar y mantener la información.

Sin embargo, hay otras áreas que la organización también debe considerar para cumplir con la norma ISO 55001:2014.

Esto incluye la importancia de los riesgos identificados. La organización debe asegurarse de que los riesgos están claramente categorizados en relación con su puntuación de riesgo, incluyendo detalles sobre la probabilidad y la consecuencia. Esto requeriría que la organización documentara cuál es la diferencia entre una puntuación de probabilidad de 1 o 5, por ejemplo. Esto también tendría que documentarse para la consecuencia.

Un área que la organización debe considerar es la criticidad de un activo. Por ejemplo, una organización utiliza una bomba y hay varias situadas en el lugar. Se podría utilizar una evaluación para determinar el riesgo de que la bomba falle.  Aunque se podría llevar a cabo una evaluación de riesgos por separado para cada bomba, incluyendo un FMEA, la alternativa sería establecer un índice de criticidad para cada bomba. En este caso, una bomba que tuviera una reserva disponible sería menos crítica que una bomba sin ella y también dependería del proceso. Una vez más, la organización debe establecer y documentar los criterios para la calificación de criticidad y cómo se aplican con los riesgos asociados.

También es importante asegurarse de que el nivel de recopilación de información es adecuado para el riesgo. Aunque se puede recopilar información sobre una cohorte de activos o actividades de gestión de activos, ¿cuál es el coste de la recopilación y el mantenimiento de esa información? ¿Cómo se utilizará esa información para la toma de decisiones? Una vez recopilada esta información, ¿puede utilizarse para impulsar mejoras en las actividades operativas y de activos?

Por ejemplo, una organización tiene un sitio donde el personal realiza el mantenimiento correctivo (MC) y el mantenimiento preventivo planificado (MPP). Mientras que el personal puede registrar las actividades llevadas a cabo en los activos/sistemas críticos, incluyendo el trabajo realizado, el estado del activo, el tiempo y las piezas utilizadas, se llevan a cabo otras actividades alrededor del emplazamiento y en activos menos críticos que no se registran en el activo o el sistema, como las comprobaciones de aceite/fluidos, las rondas, las comprobaciones visuales, la limpieza y el control de la vegetación. En este caso, la organización debería considerar:

• ¿Debe recogerse información sobre estas actividades?

• ¿Cómo debe recogerse la información?

• ¿Pueden asignarse estas actividades a un activo concreto o a nivel de emplazamiento?

• ¿Qué nivel de detalle se requiere en relación con los diferentes trabajos realizados: inspección visual, medición, reparación, limpieza, etc.?

• ¿El personal repara repetidamente el mismo asunto cada vez que lo visita?

• En el caso de que haya varios sitios, como la distribución de agua, ¿se visitan ciertos sitios con más frecuencia debido a su ubicación?

• ¿Puede utilizarse la información para mejorar el sistema de gestión de activos?

Al igual que en muchas organizaciones que hacen un uso intensivo de los activos, se utilizan varios sistemas, a menudo integrados, entre los que se incluyen una plataforma de gestión de activos (Maximo, SAP, CaFM), GIS, sistemas financieros y sistemas móviles para comunicar las órdenes de trabajo al personal. Cuando una organización pretende cambiar los requisitos de información o añadir otro sistema, hay que tener muy en cuenta que la información se mantenga y que los sistemas sigan comunicándose entre sí.

En este caso, la organización debe garantizar que se aplique el proceso de Gestión del Cambio y que se identifiquen y aborden los riesgos mediante los procedimientos de la organización (Gestión del Cambio, cláusula 8.2).