Stage 2 dell'audit: come prepararsi e cosa aspettarsi
"L'intera valutazione è un perpetuo lavoro in corso" - Linda Suskie
Consulta la prima parte di questa serie di articoli sul blog su come affrontare e preparare l'audit dello Stage 1 qui.
Se hai già superato l’audit di Stage 1, la tua preparazione è già stata controllata. Ricorda che lo scopo dello Stage 1 è assicurarsi di avere i processi in atto e riuscire a soddisfare i requisiti della ISO presenti nella lista di controllo. L'obiettivo dell'audit dello Stage 2 è testare questi processi e vedere se sono efficaci per raggiungere l'obiettivo per cui sono stati implementati.
Cosa puoi aspettarti dal tuo audit dello Stage 2?
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Il tuo auditor invierà un'e-mail al contatto dell'audit 3-6 settimane prima con l'audit plan. Se hai bisogno di più tempo contatta il tuo auditor e richiedi il tuo audit plan prima.
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Assicurati di leggere l'audit plan e di chiarire in anticipo eventuali parti che non ti sono chiare, prima dell'audit, e, se possibile, fissa un appuntamento con l'auditor per discuterne al telefono o in call. Generalmente siamo con i clienti dalle 9:00 alle 16:00, quindi le chiamate ad hoc o le risposte via e-mail possono essere difficili in questi momenti della giornata, preferiremmo dedicarti un po' di tempo per discuterne, quindi saremmo felici di programmare qualcosa con te.
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Esamina lo Standard per il quale sei valutato rispetto all'audit plan e verifica qual è lo scopo della certificazione: possiamo valutarti solo se soddisfi lo Standard e ti possiamo richiedere le evidenze pertinenti solo ed esclusivamente sullo scopo concordato.
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Ti consigliamo di condurre un audit interno approfondito per controllare il tuo sistema prima dell'arrivo del tuo auditor NQA, questo ti consentirà di segnalare e correggere eventuali problemi potenziali prima che diventino una non conformità ufficiale.
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In qualità di rappresentante dell'azienda, sei nella posizione migliore per individuare la persona giusta con cui l'auditor potrà parlare. È meglio coordinare il personale e fargli sapere che probabilmente farà parte dell'audit e in quale orario, molto tempo prima della giornata di audit. L'audit plan che inviamo all'azienda è flessibile, cerchiamo sempre di rispettare i tuoi tempi e saremo lieti di accogliere le richieste del tuo personale.
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Ai nostri auditor piace confrontarsi con le persone durante i tour dei locali ed è probabile che se ci guidi lontano da una o più persone, saremo attratti sempre di più da quella attività aziendale!
- Dobbiamo raccogliere evidenze; nello Stage 1 esaminiamo i processi e vediamo le evidenze per garantire che il processo sia conforme allo Standard ISO, mentre nello Stage 2 dobbiamo osservare i processi in azione.
- La leadership è una parte fondamentale di tutti gli standard ISO, quindi abbiamo bisogno di un breve lasso di tempo con il top management (idealmente l'amministratore delegato), ma anche con gli utenti stessi del processo.
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Non siamo lì per cercare di prenderti alla sprovvista o cercare errori per forza. Vogliamo che tu ottenga la certificazione tanto quanto te! Non esitate a parlare con noi e a fare domande se c'è qualcosa che non capite.
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Alcune non conformità minori che vengono riscontrate non devono essere considerarle un fallimento: ti aiuteranno a imparare e a migliorare.
Ricorda che ogni rapporto prodotto dal tuo auditor viene controllato dai decisori, e che anche noi dobbiamo essere valutati annualmente dai nostri responsabili, e anche da UKAS; il nostro regolatore. Quindi comprendiamo davvero quanto possa essere frustrante, ma ricorda che non siamo lì per metterti in difficoltà.
