Il mondo della certificazione nel 21° secolo

Sono finiti i giorni in cui un uomo con camicia bianca con un blocco per appunti, fornisce un esito positivo o negativo alle aziende. Oggi vediamo una comunità diversificata di professionisti che lavora per fornire continuamente valore, mentre si sforza di migliorare l'esperienza dell'utente finale.

Con laptop, telefoni e fotocamere a portata di mano, l'industria della certificazione va al passo con i tempi abbracciando la tecnologia.

La digitalizzazione dei processi, dei sistemi e della documentazione aziendale è stato un tema continuo negli ultimi 20 anni. Nel 2008, in seguito alla pubblicazione della ISO 9001 (Sistemi di gestione della qualità), molte organizzazioni hanno utilizzato il nuovo standard per portare avanti la propria attività adottando i computer e, di conseguenza, hanno trasferito le loro procedure e file di qualità secolari a sistemi di gestione elettronici.

Si trattava di un miglioramento necessario che consentito all'industria di modificare, ottimizzare e mettere a punto le procedure su base regolare, facilitando un miglioramento continuo e più dinamico. In tutto questo, il mondo della certificazione ha continuato a fare affidamento sull'audit faccia a faccia.

Oltre un decennio dopo, nel 2019, mentre giudicava la categoria Talenti emergenti agli International Quality Awards, la CQI ha appreso da una giovane apprendista il suo viaggio di qualità nell'industria nucleare.

La sua passione e il suo entusiasmo, per guidare il settore in avanti, non derivano solo da un viaggio di miglioramento continuo, ma dalla passione per un'entusiasmante carriera nella qualità e dal desiderio di utilizzare la tecnologia tranedone il massimo vantaggio.

Non c'era un solo giudice che non avesse gli occhi aperti nell'ascoltare la sua esperienza nel guidare il proprio settore in avanti attraverso l'uso della tecnologia.

Poi è arrivato il Covid-19. Il disgregatore che il mondo non si aspettava, ma, nonostante questo, è stato il motore del cambiamento radicale di cui il settore della certificazione aveva disperatamente bisogno.

Modalità sopravvivenza

La volontà di sopravvivere di un ente di certificazione è la sua più grande motivazione per il cambiamento. Nel giro di due settimane il settore della certificazione è passato dall'essere scettico nei confronti degli audit remoti, all'essere dipendente quasi al 100% da essi.

Con le restrizioni governative in atto, i piani di continuità aziendale degli organismi di certificazione sono stati rispolverati e reinventati. Gli organismi di certificazione dovevano adattarsi a un nuovo mondo virtuale e mantenere relazioni a distanza con i clienti. È giusto affermare che, per quanto complesso fosse un piano di continuità aziendale o un sistema di gestione, non riusciva a coprire completamente le circostanze in cui si trovava il mondo.

Gli organismi di certificazione hanno dovuto modificare non solo la prospettiva e la strategia, ma i loro modelli di business, processi operativi, comunicazioni e piani di marketing, al fine di supportare i clienti e rassicurarli sull'efficacia di un audit remoto. In alcune occasioni ciò è accaduto anche in anticipo su consiglio o guida di organismi di regolamentazione, che per le organizzazioni avverse al rischio è stata una decisione molto delicata.

Positivamente, abbiamo assistito a un ottimo lavoro da parte dell'Association of British Certification Bodies e della Federation of Certification Bodies per riunire il settore durante un periodo di grande incertezza e a tracciare un percorso comune in avanti.

La situazione ha portato con sé un senso di unità nel settore della certificazione del Regno Unito e la sensazione di lavorare insieme per garantire la continuità del servizio, supportando i clienti, il personale e l'industria in un periodo di incertezza.

Ogni organismo di certificazione ha dovuto completare rapidamente il proprio viaggio per abbracciare la tecnologia e consentire al personale di diventare più creativo con i propri metodi di revisione dell'efficacia dei sistemi di gestione. Tutto questo è stato fatto mantenendo un senso di calma, esperienza e professionalità per tutto il tempo.

Anche se siamo da poco più di un mese in questo nuovo paradigma, possiamo affermare con certezza che i risultati più interessanti sono le reazioni dell'industria. I responsabili della qualità che sono abituati alle ore di preparazione prima di un audit esterno affermano che un audit remoto è meno stressante. I consulenti che regolarmente rassicurano e supportano i clienti attraverso il cambiamento e gli audit sono ancora in grado di farlo anche se a distanza.

I valutatori che camminano in azienda alla ricerca delle migliori pratiche e della mitigazione del rischio sono sorpresi da come la tecnologia li stia abilitando a svolgere il loro ruolo. Ciascuno di questi tre principali stakeholder viene investito dal valore dell'audit esterno. Ognuno è stato gettato in un mondo sconosciuto di dipendenza dalla tecnologia. I vantaggi di un controllo remoto si stanno chiaramente manifestando. Migliori equilibri vita-lavoro, audit più focalizzati sugli elementi chiave, esperienze meno stressanti, maggiore accesso alle competenze e riduzione dei livelli di CO2.

Gestire le aspettative

Dobbiamo, tuttavia, vedere gli aspetti positivi dell'audit remoto in modo imparziale, attraverso la lente del valore. La certificazione consiste nel fornire valore a diversi stakeholder. Da un cliente che ha fiducia in un buon prodotto consegnato in tempo, al personale che lavora in sicurezza sul posto di lavoro. Sebbene una quantità significativa di questo valore possa essere garantita a distanza, non è così in tutte le circostanze. Ad esempio, sarà difficile vedere come si possa intraprendere un audit di salute e sicurezza efficace senza la presenza nella sede. Qui è sicuramente necessario un ulteriore salto tecnologico.

Per ora, è troppo presto per dire se l'audit remoto fornisca completamente risultati equivalenti alle valutazioni in loco. Quello che sappiamo è che intraprendere un audit remoto fornisce risultati migliori rispetto a nessun audit. Sappiamo anche che, sebbene l'audit remoto probabilmente non sostituirà completamente le valutazioni in loco in futuro, è probabile che formerà una parte maggiore dell'esperienza di certificazione in futuro.

Sfortunatamente, il Covid-19 è stato un vero "test" di continuità aziendale. Come per tutti i cambiamenti, il nostro settore dovrà continuare ad andare avanti e ad adattarsi per garantire la sicurezza dei nostri colleghi, il miglioramento continuo dell'esperienza dell'utente finale e dei risultati delle certificazioni.

C'è un desiderio globale che il cambiamento radicale portato dal Covid-19 aiuti le organizzazioni a concentrare le proprie energie sul raggiungimento di una soluzione più ecologica e sostenibile per fare affari.

Sebbene si debba attribuire importanza alla conduzione di audit in loco, un uguale senso di importanza dovrebbe essere attribuito alla sicurezza e al benessere continui di noi stessi e del nostro pianeta. La tecnologia è il facilitatore chiave nel consentire che tutto ciò avvenga. Forse il Covid-19 ha portato il futuro del nostro settore un po' più vicino.

Originariamente pubblicato su CQI IRCA website il 4 maggio 2020.