Audit interno durante il COVID-19

Sia la nostra vita personale che quella professionale sono state influenzate dalla pandemia. Viviamo e lavoriamo in un modo che se ci fosse stato detto un anno, probabilmente ci saremmo messi a ridere ad alta voce.

Tuttavia durante questa crisi, in un modo o nell'altro, gli affari sono andati avanti. Le organizzazioni hanno continuato ad operare e di solito in modi molto diversi dai processi standard che normalmente utilizzavano. Con queste premesse, non pensi che questo sia effettivamente il momento perfetto per un audit interno?

Pensa per un attimo a questa cosa. Non puoi rischiare che tutti i tuoi dipendenti vengano nello stesso ufficio, lavorino alle stesse scrivanie e utilizzino le stesse risorse. Tali cambiamenti hanno potenzialmente introdotto dei rischi nella nostra giornata lavorativa, che potrebbero avere un impatto sui nostri sistemi di gestione. Dobbiamo garantire, ora più che mai, che le nostre persone e i nostri processi funzionino come prima. Quale modo migliore per farlo se non gli audit interni?

Ciò nonostante, potremmo però non avere le stesse risorse a disposizione per ospitare un audit interno. In effetti, potremmo lavorare da casa ma la nostra capacità di apportare valore aggiunto con l'audit interno potrebbe essere notevolmente ridotta. Ma se ne abbiamo la possibilità e la capacità dovremmo sul serio pensare di fornire audit interni.

Ricordiamo perché eseguiamo audit interni. Li facciamo per dare una valutazione obiettiva, basata sui rischi identificati per le nostre organizzazioni, e sull'andamento dei processi. Cerchiamo la conformità ai requisiti e cerchiamo sempre di aggiungere valore. I nostri rapporti di audit interno vengono comunicati all'interno della nostra organizzazione. Queste informazioni vengono utilizzate dal senior management per valutare come sta andando tutto e per identificare dove sia necessario un miglioramento. A questo punto ti pongo di nuovo la domanda: non è questo il momento perfetto per un audit interno?

Gli stessi standard ISO ci richiedono di completare gli audit interni a "intervalli pianificati". La programmazione degli audit interni dovrebbe prendere in considerazione i rischi che l'organizzazione sta affrontando. Quindi, quando possibile, gli standard ISO ci richiedono di completare gli audit interni. Quindi la prossima volta che parlerai con il tuo valutatore esterno ti potrebbe essere chiesto perché gli audit interni non sono stati completati?

Durante la crisi del COVID-19 dovremmo fare affidamento non solo sulla competenza e tenacia del nostro personale, ma anche sui nostri sistemi di gestione. Questi sistemi sono stati sviluppati e implementati per consentire alle nostre organizzazioni di funzionare in modo efficace e per aiutarci a garantire la conformità e a raggiungere i nostri obiettivi. Tuttavia, a causa dei cambiamenti che siamo stati costretti ad affrontare, potrebbe non essere sempre così.

Anche solo per il fatto di lavorare in modo diverso, non sarebbe appropriato abbandonare adesso i nostri sistemi di gestione. In effetti, ogni standard ISO include requisiti per apportare e gestire il cambiamento. Una volta apportate queste modifiche, un buon modo per assicurarci che siano efficaci è tramite un audit interno.

I potenziali rischi che potremmo trovarci ad affrontare durante la crisi del COVID-19 potrebbero essere:

• Garantire la sicurezza delle informazioni e la protezione dei dati mentre le persone lavorano da casa.

• Quelle persone che lavorano da casa, hanno ambienti di lavoro adeguati? Dispongono di attrezzature e mezzi di comunicazione adeguati per interagire con i loro colleghi?

• Sono necessarie valutazioni dell'apparecchiatura dello schermo di visualizzazione? Quelle fatte sono sufficienti e sono state intraprese azioni appropriate per eventuali carenze riscontrate?

• I membri del personale soffrono di stress mentre lavorano da casa? Hanno qualche ansia per la situazione attuale o si chiedono quando potrebbero tornare sul posto di lavoro?

• I processi vengono seguiti e vengono raggiunte prestazioni adeguate?

• Eventuali modifiche ai processi sono state adeguatamente comunicate e sono efficaci?

• I reclami vengono ricevuti o le non conformità identificate vengono adeguatamente registrate e vengono intraprese le azioni correttive appropriate?

• Quando torniamo al lavoro e vengono introdotte nuove pratiche lavorative, ad esempio Distanziamento Sociale, Uso di DPI, Protocolli di Pulizia, ecc. Queste nuove pratiche vengono applicate correttamente?

• Mentre i processi di produzione vengono avviati, funzionano correttamente e vengono seguite tutte le misure di sicurezza e ambientali?

• Sono stati soddisfatti nuovi obblighi di conformità? Questi potrebbero riguardare la salute e la sicurezza o l'ambiente.

Come puoi vedere da questo breve elenco, potrebbero esserci molti motivi per pianificare un audit interno. Tuttavia, a causa del modo in cui stiamo lavorando, eseguire un audit interno può sembrare difficile. Potresti chiederti come comunicare con i tuoi colleghi durante l'audit o come raccogliere prove oggettive. Dallo scoppio del virus COVID-19, NQA ha completato tutti gli audit esterni da remoto. Usiamo una varietà di piattaforme per comunicare con i nostri clienti, che si sono dimostrate molto efficaci. NQA ha riscontrato che la pianificazione dell'audit è l'elemento più importante. Potenzialmente potresti seguire questi passaggi per pianificare i tuoi audit interni:

• Definisci chiaramente l'ambito del tuo audit interno. Ad esempio, potrebbe riguardare nuovi accordi di lavoro in risposta alla comparsa del COVID-19.

• È quindi possibile preparare un piano di audit dettagliato. Un buon piano di audit è la chiave per un buon audit. Il piano può elencare ogni elemento dei processi che dovrai rivedere per assicurarti che queste nuove disposizioni vengano seguite.

• Puoi quindi identificare come intervisterai le persone di cui hai bisogno. Questo può essere fatto tramite riunioni online o semplicemente tramite una telefonata. La raccolta delle prove può essere effettuata in vari modi; può essere fatto tramite la tecnologia mobile, le prove possono essere fornite tramite e-mail, possono essere fornite tramite servizi di hosting di file, possono essere girate riprese video, possono essere condivise schermate e possono essere raccolte tramite una buona intervista vecchio stile - le quali possono anche essere registrato se necessario -.

• Una volta completate le interviste e raccolto le prove, il processo di segnalazione e di follow-up dei risultati sarà lo stesso di ogni altro audit interno che tu abbia mai completato.

Se lavori da remoto puoi utilizzare i mezzi sopra indicati per completare un audit interno per lavori in corso di completamento in loco o all'interno della tua azienda. In questo momento non siamo davvero limitati dalla tecnologia. Dobbiamo solo capire come possiamo sfruttarla al meglio per raggiungere i nostri scopi.
 
Quindi ti incoraggio a pensare al buon vecchio, audit interno. Potrebbe rivelarsi molto utile durante questo periodo.
 
Spero che questo blog ti abbia dato degli spunti di riflessione a proposito dei tuoi audit interni. Sfortunatamente, a causa delle pressioni che molti di voi stanno affrontando, gli audit interni potrebbero essere l'ultima cosa a cui pensare. Ma se sei in grado di completare gli audit interni, ricorda che hai questo strumento di monitoraggio incredibilmente utile nella tua cassetta degli attrezzi. Hai solo bisogno di usarli in modo appropriato. 



A cura di: Martin Little, NQA UK Field Operations Manager (Southern Region)