Audit da remoto: la "nuova normalità"

Molti di coloro che ora hanno avuto un audit da remoto ritengono che sia ben riuscito, e altrettanti dichiarano che lo farebbero di nuovo. Ovviamente ci sono ancora alcune incertezze su come la verifica da remoto possa essere realizzata in modo efficace.
 
Lo scopo di questo blog è rispondere ad alcune domande e, auspicabilmente, fornire maggiori informazioni in anticipo e rassicurarti sul fatto che i tuoi audit interni non saranno influenzati in modo drammatico.
 
Nelle ultime settimane i nostri blog e le notizie hanno parlato molto di cambiamento; come tu puoi cambiare e adattarti affinché la tua attività abbia successo. Il settore della certificazione non è diverso ed è così noi abbiamo implementato il cambiamento nella nostra strategia, per assicurarci di fornirti il servizio di cui hai bisogno. Non c'è motivo per cui i tuoi audit interni eseguiti da remoto non possano avere lo stesso successo.

Ora sappiamo che possiamo facilmente controllare gli aspetti gestionali/cartacei e discutere del sistema come se fossimo nella stessa stanza. Riconosciamo anche che la funzione principale che svolge la tua azienda, è la parte vitale e la cosa che ci interessa di più vedere, e ciò non può essere verificato solo attraverso le informazioni cartacee!

I nostri processi non sono operativi a causa della chiusura

Se TUTTI i tuoi processi sono bloccati e non possiamo attingere ad altro oltre alla traccia cartacea, potrebbe essere necessario suddividere la verifica. Ciò significa che possiamo verificare solo alcune cose da remoto e in seguito prenotare un audit che comprenderà esclusivamente il controllo dei processi di produzione dall'interno.

Se sei parzialmente o completamente operativo, ci sono diversi modi per effettuare queste verifiche. Questi sono metodi che abbiamo utilizzato con i nostri clienti;

Trasmissione in diretta: Osservando la distanza sociale: alcuni clienti hanno portato il proprio smartphone per fare un tour nell'azienda, e dunque l'auditor ha chiesto loro direttamente cosa volesse vedere. Potremmo chiederti di sollevare i coperchi dei bidoni, guardare dietro le macchine (se è sicuro), puntare la telecamera verso i pavimenti, guardare lavori e progetti, andare nelle aree di ispezione ecc. non è molto diverso rispetto a quando ci troviamo nella tua azienda, e inoltre noi ci affidiamo da sempre alla tecnologia!

• ​Fotografie: Nei casi in cui il live streaming interferirebbe con la produzione, abbiamo condiviso schermate con i lavoratori, in diretta, e selezionato in modo casuale quali lavori vedere e dove fosse, abbiamo richiesto delle foto. Un manager sia è dunque recato in sede e ha scattato delle foto in sicurezza, parlandone con noi.

• Droni: Per i siti di grandi dimensioni i droni sono stati effettivamente utilizzati per fare una panoramica utile per l'auditor.

I criteri di audit interno cambieranno?

Il nostro è naturalmente cambiato aggiungendo alcuni criteri:

• I processi del prodotto sono conformi alla valutazione del rischio COVID

• Potete verificare che le misure messe in atto per garantire la riduzione del rischio per il personale siano efficaci?

• È stato misurato se la produzione è stata influenzata dalle misure prese? Sulla base di questo abbiamo pianificato di tenere conto dei cambiamenti

• Quante volte stiamo applicando i cambiamenti

• Possiamo verificare che la pianificazione sia stata efficace nel rispetto del contesto, dell'ordine e dell'offerta

Molti di questi possono essere stabiliti tramite una telefonata e possono essere verificati tramite pellicola, foto o documenti.

Per ulteriori informazioni su cosa è necessario fare per essere preparati, cosa/chi è necessario rendere disponibile per l'audit remoto, cosa succede se una delle parti ha difficoltà tecniche e cosa succede se l'audit remoto non può coprire tutto sull'audit, si prega di scaricare una copia del nostro Documento guida per il controllo remoto qui.

A cura di: Judith Hargreaves, NQA Regional Assessor