Stage 1 del tuo Audit

Molte delle TOP 100 aziende gestiscono un sistema ISO 9001 e sono, oppure sono state in passato certificate.

Nonostante le notizie spesso pessimiste divulgate dai media, la verità è che molte aziende nonostante abbiano faticato nel 2020, sono riuscite, grazie anche ai loro processi e alla leadership, a portare a termine i loro programmi, e sono ancora in funzione, anche se con possibilità leggermente ridotte. In qualità di ente di certificazione, abbiamo visto che le aziende che adottano lo standard ISO 9001 erano molto meglio attrezzate nella pianificazione e gestione della propria attività, durante questo periodo buio. 

I punti principali della ISO 9001:2015 sono incentrati su rischio, miglioramento continuo e leadership. Quale miglior periodo e situazione per essere certificati secondo uno standard che esternamente valuta che i vostri processi siano efficaci e che da fiducia ai clienti?

Possiamo tutti dire che stiamo "lavorando secondo i requisiti della ISO 9001", tuttavia i vostri clienti non sanno se lo siete davvero, dal momento che non possedete una certificazione. Non essere certificati significa che:

• Il tuo sistema non viene testato e controllato a fondo;

• Potrebbe sembrare che tu non sia veramente fedele alla ISO 9001, quindi l'affermazione potrebbe essere non veritiera;

• Poiché la maggior parte delle autorità locali, dell'edilizia, della produzione e delle grandi aziende richiedono che tu sia certificato ISO 9001 o che stai lavorando per farlo, potresti precluderti la possibilità di crescita e di adottare nuove abitudini in questo periodo critico in cui sarebbe indispensabile.

Lo stage 1 è una valutazione della disponibilità per un audit, in modo da prepararti. L'auditor impara a conoscere i processi aziendali e si crea delle aspettative per l'azienda in merito a come si svolgerà l'audit e richiederà le informazioni che gli occorrono. Può identificare anche le aree che potrebbero essere soggette ad audit, aggiungendo valore al sistema.

Gli standard ISO sono una certificazione di conformità riconosciuta a livello internazionale, il che richiede impegno da parte dell'azienda non solo per tutto l'anno, dunque non solo per quell'audit, e inoltre non tutti è sicuro che riescano ad ottenere quello standard.

Come prepararsi per lo stage 1

• Assicurati di avere una copia dello Standard: non ti dice come farlo, ti dice cosa è richiesto.

• Implementa prima il sistema e assicurati che funzioni: l'auditor deve vedere che i tuoi processi sono in funzione, il tuo personale è a conoscenza del sistema e che c'è un impegno di leadership, oltre ad avere un sistema operativo.

• Condotta e audit interno prima dello stage 1 - Sebbene il primo passo sia valutare la prontezza per lo stage 2 (l'audit "ufficiale'') è necessario identificare come parte del processo ciò che è conforme e le aree che non lo sono, questo fa parte DELLA PIANIFICAZIONE, DEL FARE, DEL CONTROLLARE E DELL'AGIRE.

• Assicurati di aver effettuato una revisione del management; lo Standard ti fissa infatti un'agenda di argomenti, e potresti trovare aspetti critici, dunque sfruttala come opportunità per valutare a fondo il tuo business.

• I nostri auditor possono individuare un' "area di interesse" nello stage 1. Prepara coloro che sono coinvolti nell'audit. 

• Parla con il tuo auditor incaricato prima del giorno dell'audit, scopri qual è il piano, informalo di eventuali preoccupazioni, dubbi e fai domande. Cerchiamo conformità NON inadempienza, e poiché anche noi siamo regolarmente controllati, comprendiamo la preoccupazione che alcuni provano per la valutazione.

Quale valore otterrò dalla certificazione ISO 9001:2015?

• La certificazione richiede lavoro di squadra e tutti devono essere favorevoli e aperti al miglioramento. Il conseguimento della certificazione non è solo un certificato per l'azienda, ma rappresenta il duro lavoro di tutti.

• Responsabilità: il supporto di persone esterne che guardano ciò che fai può essere uno stimolo a voler migliorare.

• Comunicazione migliorata: coinvolgendo tutti potresti trovare un flusso di idee, le persone si impegneranno di più, potresti scoprire che l'efficienza e la motivazione saranno sempre maggiori.

• Un potenziale ingresso in nuovi mercati: come già detto, alcuni settori richiedono la certificazione obbligatoriamente.

Quest'anno stiamo adottando un approccio olistico ai nostri clienti vecchi e nuovi: corsi avanzati per aiutare i clienti esistenti a migliorare e far maturare il sistema, e attraverso vari articoli sui blog aiuteremo nuovi clienti e potenziali nuovi clienti a comprendere lo standard ISO 9001 e a metterlo in pratica.



A cura di: Judith Hargreaves, NQA Auditor