Comprendere l'Organizzazione e il Suo Contesto da una Prospettiva Ambientale

Come in ogni viaggio, ci deve essere una chiara comprensione del dove stiamo iniziando e dove vogliamo arrivare. I navigatori satellitari ci dicono il nostro punto di partenza quando elaborano il nostro percorso, ma nessuno ha ancora inventato la tecnologia per farlo in termini di ISO 14001. Ecco perché la definizione di "contesto organizzativo" è così importante nello standard del sistema di gestione ambientale.

Il contesto è una determinazione e una comprensione approfondita delle questioni interne ed esterne che possono avere un impatto su un'organizzazione e sui suoi obiettivi. Può essere valutato per tutte le organizzazioni indipendentemente dalle dimensioni, dal settore o dalla posizione geografica.

Più semplicemente: il risultato atteso della ISO 14001 è il "miglioramento delle prestazioni ambientali". Ci sono cose che aiuteranno a raggiungere questo scopo e altri elementi che intralceranno la strada. Definire il contesto significa semplicemente comprendere quali sono questi elementi.

Un Sistema di gestione Ambientale (SGA) è quindi focalizzato sulla massimizzazione degli aspetti positivi e sulla mitigazione degli effetti negativi. Accanto a ciò vi è una valutazione di quelle persone o organizzazioni che possono essere coinvolte o hanno un interesse in quello che fai.

Una critica comune alle versioni precedenti dello standard ISO 14001 era la mancanza di connessione di argomenti ambientali alle operazioni aziendali quotidiane. Sono stati spesso considerati come separati e non rilevanti per molti dipendenti.

La completa determinazione del contesto organizzativo aiuta a risolvere questo problema. Identificando le problematiche interne ed esterne, note come rischi e opportunità, possono essere utilizzate per orientare la direzione strategica e lo scopo dell'azienda. Il SGA diventa quindi una parte utile delle attività quotidiane e una piattaforma rilevante per i dipendenti per monitorare le proprie prestazioni.

Garantire che questa clausola sia soddisfatta, aiuta a collegare gli obiettivi strategici aziendali di alto livello alle attività e ad operare in tutti i livelli e funzioni. Sebbene lo standard non prescriva il metodo per determinare il contesto dell'organizzazione, ci sono alcuni passaggi logici e pratiche comuni.

Quali sono le questioni interne ed esterne?

Il contesto interno della tua organizzazione è l'ambiente in cui miri a raggiungere i tuoi obiettivi. Il contesto interno può includere il tuo approccio alla governance, i tuoi rapporti contrattuali con i clienti e le parti interessate.

Le questioni interne possono includere:

• requisiti normativi
• strategie per conformarsi alle policy e raggiungere gli obiettivi
• relazione con il personale e le parti interessate, compresi partner e fornitori
• risorse e conoscenza (ad esempio capitale, persone, processi e tecnologie)
• propensione al rischio
• risorse
• prodotti o servizi
• altri standard, linee guida e modelli adottati dall'organizzazione
• sistemi informativi

Per comprendere il tuo contesto esterno, considera i problemi che sorgono dal tuo ambiente sociale, tecnologico, ambientale, etico, politico, legale ed economico.

Le questioni esterne possono includere:

• regolamenti governativi e cambiamenti nella legge
• cambiamenti economici nel tuo mercato
• la tua concorrenza
• problemi ambientali
• eventi che possono influenzare l'immagine aziendale
• cambiamenti nella tecnologia

Dovremmo preoccuparci delle opinioni altrui?

In termini semplici, identificare le parti interessate rilevanti significa decidere di quale opinione sulla propria azienda ci si dovrebbe preoccupare.

Le parti interessate comprendono clienti diretti, utenti finali, fornitori, partner e autorità di regolamentazione. Altri potrebbero includere anche persone nell'organizzazione, proprietari/azionisti e persino la società in generale. Queste parti aggiungono valore all'organizzazione o sono influenzate dalle attività all'interno dell'organizzazione. Identificare e soddisfare i loro bisogni è importante per implementare un sistema di gestione ambientale efficiente ed efficace. Il loro feedback può davvero aiutarti a determinare cosa può essere migliorato nella tua organizzazione e in che modo.

Le parti interessate comprendono clienti, partner, dipendenti e fornitori. Quando sviluppi il tuo SGA, devi solo considerare le parti interessate che possono influenzare:

• la tua capacità di fornire costantemente un prodotto o un servizio che soddisfi le esigenze dei clienti e tutti i requisiti e le norme di legge
• il tuo processo di miglioramento continuo
• la capacità di migliorare la soddisfazione del cliente attraverso l'efficace applicazione del proprio sistema
• il processo per garantire la conformità ai requisiti dei clienti e qualsiasi statuto o regolamento applicabile.

Devo documentare tutto?

Una delle aree fraintese da molti è legata alla documentazione dei risultati di questa clausola. La ISO 14001 usa il termine "mantenere le informazioni documentate" ogni volta che vi è un requisito formale da documentare.

L'Allegato della norma (A4.1) specifica che l'intento di questa clausola è di fornire una "comprensione concettuale ad alto livello" dei problemi rilevanti e identificati.

Devo revisionarlo? Se si, Quando?

Il punto 9.3 dello standard ISO 14001:2015 (riesame della direzione) afferma che il processo di revisione deve includere la considerazione delle modifiche in:

1. questioni esterne e interne che sono rilevanti per il SGA

2. le esigenze e le aspettative delle parti interessate, compresi gli obblighi di conformità

Queste sono ovviamente le due aree principali coperte dalla clausola 4 dello standard ISO 14001:2015  - "Contesto dell'organizzazione".

In sintesi

L'introduzione di questa clausola ha assicurato che il SGA non sia più dettato dagli standard, dagli auditor interni/esterni o dal responsabile ambientale. Invece, è il top management di un'organizzazione che ha il compito di fornire loro l'autorità e la flessibilità per definire il sistema di gestione e garantire che soddisfi i risultati attesi - un miglioramento delle prestazioni ambientali dell'organizzazione.