Gestione delle Non-Conformità
Una parte essenziale dell'efficace funzionamento del tuo sistema di gestione è l'azione correttiva e il processo di miglioramento. Durante gli audit di terza parte di NQA, potremmo trovare situazioni in cui il tuo sistema, processo o pratica non sono conformi allo standard sottoposto a verifica. Quando ciò accade, l'auditor segnalerà una non conformità alla tua organizzazione. La non conformità specificherà quali requisiti dello standard non sono stati rispettati e quali evidenze sono state rilevate dal valutatore al fine di giustificare la non conformità.
Maggiore, minore o opportunità di miglioramento
L'auditor determinerà se la non conformità dovrà essere classificata come maggiore o minore. Le maggiori vengono emesse quando non si riesce a soddisfare uno dei requisiti dello standard o si verifica una situazione in cui vi sono dubbi sul fatto che il proprio sistema di gestione possa fornire i risultati previsti. Le non conformità minori sono indicate invece dove viene trovato un singolo errore in un sistema o in un processo. Il valutatore può anche indicare delle opportunità di miglioramento (OFI) che sono suggerimenti su come migliorare il sistema.
Durante l'audit di Stage 1 l'auditor potrà indicare delle aree da attenzionare (AoC) che identificheranno il punto in cui il sistema non è ancora conforme ai requisiti e che quindi potrebbe comportare la non conformità all'audit di Stage 2. Non è necessario che tu risponda ad un AoC di Stage 1, tuttavia, la misura in cui gli AoC sono identificati nell'audit di Stage 1 influenzerà se il valutatore consiglierà la progressione all'audit di Stage 2.
Avrai l'opportunità di discutere la non conformità nel momento in cui viene indicata e anche alla riunione di chiusura. L'auditor ti consiglierà come valutare la non conformità e quali azioni sono necessarie.
Salvo diversa indicazione, è necessario inviare le risposte alle non conformità minori entro 90 giorni e le risposte alle non conformità maggiori entro 10 giorni dalla conclusione dell'audit. Questo vale per lo Stage 2, Sorveglianze, Ricertificazioni e Audit Speciali. In caso contrario, la certificazione potrebbe essere sospesa. Non è necessario fornire risposte alle opportunità di miglioramento (OFI).
Si prega di notare che la certificazione non sarà rilasciata, riemessa o revisionata a meno che non siano state presentate tutte le risposte alle non conformità in sospeso e, nel caso di una non conformità maggiore, che l'evidenza della correzione sia stata fornita ed accettata da NQA.
Hai il diritto di presentare ricorso formale contro una non conformità che comporterà una revisione indipendente. Maggiori informazioni sull'appello possono essere trovate qui.
Completamento del modulo di presentazione delle non conformità e dell'azione correttiva da parte di NQA
Lo scopo del form NQA Audit Non Conformance and Corrective Action Submission è dimostrare che la tua organizzazione ha un sistema di gestione efficace ed è in grado di affrontare immediatamente le non conformità, capire perché si sono verificate e predisporre azioni per garantire che le non conformità non si ripetono.
Il completamento del modulo di invio delle azioni correttive dovrebbe essere un risultato del proprio processo di azione correttiva (ad esempio, richiesto dalla clausola 10.2 nella ISO 9001:2015). Ciò richiede di correggere il problema identificato (contenimento), capire perché è successo (causa principale) e apportare le modifiche appropriate per assicurarsi che non venga ripetuto (azione correttiva). Il modulo NQA Audit Non Conformance and Corrective Action Submission richiede di specificare in dettaglio come sono stati intrapresi questi passaggi e fornirne evidenza.
Le risposte su questo modulo dovrebbero essere brevi ma fornire informazioni sufficienti per NQA per stabilire se si è effettivamente affrontata la non conformità utilizzando i passaggi identificati sopra.
Principi delle non conformità
La risoluzione di una non conformità segue gli stessi principi delle non conformità segnalate durante gli audit interni. Si dovrebbe seguire un processo logico per capire il problema sollevato e assicurarsi che sia corretto.
Azione di Contenimento
In questa sezione dovresti descrivere in dettaglio cosa è stato fatto per rettificare immediatamente la non conformità. Dovresti inoltre descrivere le eventuali misure provvisorie adottate per impedire il ripetersi di ulteriori non conformità. Dovresti indicare chiaramente quali azioni hai intrapreso e fornire la prova che ha avuto successo.
Esempio illustrativo 1: Un'uscita di emergenza bloccata in un audit ISO 45001 comporterà una non conformità. Una possibile azione di contenimento può essere quella di sbloccare l'uscita di emergenza. La prova che ciò sia avvenuto con successo può essere fornita attraverso una fotografia allegata.
Esempio illustrativo 2: l'auditor ha riscontrato che negli ultimi 12 mesi non è stato condotto nè programmato alcun audit interno. L'azione correttiva immediata potrebbe essere l'aggiornamento del programma di audit interni e l'esecuzione di un audit interno.
Analisi delle Cause Principali
Nella sezione Analisi delle Cause Principali dovresti essere in grado di dimostrare come hai effettivamente determinato la causa sottostante al problema. Sono disponibili numerose tecniche utili per supportare questo processo.
- Diagramma di Ishikawa
- 5Y
- 8D
L'obiettivo dell'analisi delle cause è ottenere una progressione logica dal problema. A partire dalla non conformità, indietro attraverso le varie cause ed effetti della causa sottostante. A seconda della non conformità, l'analisi della causa principale potrebbe dover essere allegata come documento separato.
Azione Correttiva
Le azioni correttive descrivono le azioni che sono state intraprese per garantire che la non conformità non si ripresenti. L'azione correttiva dovrebbe affrontare direttamente la causa principale del problema. Dovresti fornire la prova di quali azioni sono state intraprese per sostenere che la tua azione correttiva a lungo termine ha efficacemente impedito la possibilità che la non conformità possa ripetersi.
L'auditor verificherà sempre le risposte alle non conformità nella successiva verifica, in particolare verificando se l'azione correttiva di lungo termine è stata efficace nel prevenire ripetizioni. Le non conformità saranno evidenziate sul tuo processo di azioni correttive se le tue azioni non sono state giudicate efficaci. Questo è uno dei requisiti più comuni in cui le non conformità maggiori vengono sollevate dai valutatori.
Non conformità nel multi-site
Se la tua azienda gestisce una certificazione multi-sito riceverai un programma di audit per ogni anno. Questo programma selezionerà i siti per gli audit e sarà completato da un audit nella sede centrale.
Quando le non conformità sono identificate in uno dei siti, l'auditor la documenterà sulla report di audit e specificando in quale sede è emersa. A seconda della natura della non conformità, il valutatore può emettere la non conformità nei confronti del sito o del sistema generale dell'organizzazione.
Laddove siano stati riscontrati problemi comuni a più siti, il valutatore emetterà una non conformità rispetto al sistema di gestione generale. Questo è importante perché determinerà le aspettative in merito all'azione correttiva e alle attività di miglioramento messe in atto dall'organizzazione. Ad esempio, se un singolo episodio di non conformità viene rilevato in un sito, l'analisi della causa principale può identificare che si tratta di un'occorrenza unica a causa di un guasto individuale in quella posizione.
Viceversa, se esiti comuni si verificassero in tutta l'organizzazione, sarebbe indicativo di un fallimento sistemico in tutto il sistema e richiederebbe un'analisi delle cause alla base e azioni correttive a livello di organizzazione. Mentre l'auditor tenterà di esprimere un giudizio sull'entità della non conformità all'interno dell'organizzazione, un efficace processo di analisi delle cause alla base ti consentirà di agire di conseguenza.
È necessario rispondere a NQA per non conformità sollevate durante le verifiche entro 10 giorni dalla fine dell'audit per una non conformità maggiore, ed entro 90 giorni per una non conformità minore, salvo diversa indicazione da parte del valutatore.
All'audit finale del programma di audit annuale, i risultati e le non conformità dei siti verranno raccolti e presentati durante la riunione di chiusura. Quelli che non sono stati verificati e chiusi richiederanno di essere chiusi entro i tempi richiesti.