Come l'Audit Interno Può Aggiungere Valore alla Tua Organizzazione

I vantaggi dell'audit interno

Comprendere come massimizzare i benefici degli audit interni può essere complesso, soprattutto per chi non è sicuro dei passi giusti da seguire. In questo articolo, il Training Manager di NQA, il Dott. Charles Beacroft, condivide le sue esperienze su come l'audit interno, se condotto correttamente, possa apportare un valore significativo alla tua organizzazione.

Cosa sono gli audit interni e quali risultati producono?

L’audit interno è definito come un processo sistematico per valutare l’efficacia e la conformità del sistema di gestione di un’organizzazione rispetto allo standard di riferimento. Questi audit vengono eseguiti dall’organizzazione sui propri sistemi. Gli audit interni sono uno dei tre tipi di audit che possono essere condotti sui sistemi di gestione ISO, con un focus particolare sugli audit interni (noti anche come audit di prima parte). Gli altri tipi di audit sono gli audit dei fornitori (seconda parte) e gli audit esterni (terza parte), che vengono generalmente eseguiti da un ente indipendente a fini di certificazione.

Un audit interno mira a garantire la conformità dell’organizzazione a una varietà di requisiti, tra cui il rispetto dello standard ISO pertinente, il proprio sistema di gestione, gli obblighi contrattuali aziendali, i requisiti dell’ente di certificazione e gli obblighi di conformità.

Per raggiungere questo obiettivo, l’audit interno si basa su più input per valutare accuratamente i requisiti pertinenti. Tra questi, la definizione del campo di applicazione dell’audit, la revisione degli audit interni ed esterni precedenti, la considerazione di tutti i requisiti contrattuali e obblighi di conformità, nonché la valutazione degli standard e del sistema di gestione dell’organizzazione.

Durante l’audit, l’auditor interno osserverà il funzionamento dei processi rilevanti all’interno dell’organizzazione. Raccoglierà prove oggettive attraverso interviste con i dipendenti, osservazioni delle aree aziendali, revisioni di documenti (come procedure e politiche) e campionamenti di processi per formare una base rappresentativa per la valutazione. Queste prove saranno poi valutate rispetto ai criteri, inclusi i requisiti dello standard e del sistema di gestione.

I risultati dell’audit interno saranno presentati agli auditi, evidenziando sia le aree di eccellenza che quelle di preoccupazione. Le non conformità vengono sollevate quando le prove oggettive indicano che i controlli o i requisiti non sono sufficienti per garantire che i prodotti e i servizi dell’organizzazione soddisfino costantemente gli standard richiesti.

Ogni non conformità rappresenta un’opportunità per l’organizzazione di intraprendere azioni correttive, eliminare la causa e prevenire il ripetersi del problema. L'analisi delle cause profonde viene utilizzata per identificare e risolvere le cause alla base dei problemi, evitando che si ripetano.

Il valore degli audit interni

Esploriamo ora alcune delle principali ragioni per cui gli audit interni possono apportare un valore significativo a qualsiasi organizzazione:

Controllo dello stato di salute: Gli audit interni sono spesso considerati un ‘controllo dello stato di salute’ per verificare la conformità dell’organizzazione ai requisiti dello standard ISO pertinente. Valutano la conformità rispetto al sistema di gestione dell’organizzazione e a tutti gli obblighi contrattuali e di conformità. Senza questi controlli, le organizzazioni rischiano di non soddisfare i requisiti, il che potrebbe portare alla perdita della certificazione. Questo, a sua volta, potrebbe avere un impatto significativo sul modello di business, specialmente per quelle aziende che dipendono dalla certificazione per collaborare con clienti, fornitori o altri stakeholder.

Miglioramento continuo: Gli audit interni promuovono una cultura di miglioramento continuo fornendo una revisione completa dei processi, identificando le non conformità e suggerendo modifiche che migliorano il sistema di gestione. Poiché il miglioramento continuo è un principio fondamentale di molti sistemi di gestione ISO, gli audit interni svolgono un ruolo essenziale nell’implementazione e nel mantenimento di un sistema di gestione robusto.

Gestione del cambiamento: Gli audit interni consentono cambiamenti positivi e proattivi all’interno di un’organizzazione, soprattutto quando tali cambiamenti sono necessari per guidare i miglioramenti. Sebbene il cambiamento possa essere una sfida, adottarlo aiuta a creare una cultura organizzativa orientata al miglioramento continuo. Questo è un vantaggio per le organizzazioni che abbracciano il cambiamento rispetto a quelle che lo resistono.

Comprensione del business: Gli auditor interni spesso possiedono una conoscenza approfondita della propria organizzazione, in particolare dei fattori interni ed esterni che influenzano il business. Questa conoscenza consente agli auditor di ottimizzare il sistema di gestione, adattandolo per soddisfare le esigenze dell’organizzazione.

Passaggi organizzativi per un uso efficace degli audit interni

Per garantire che gli audit interni e gli auditor apportino il massimo valore a un’organizzazione, ci sono diversi passaggi che le organizzazioni—specialmente la leadership—possono adottare per migliorare il processo. Questi includono:

Supporto del top management: per implementare e mantenere un sistema di gestione in linea con lo standard ISO, il top management deve dimostrare un forte supporto. Questo impegno garantisce che gli auditor interni possano svolgere il loro lavoro in modo efficace e consente alla leadership di collaborare con il team di audit per rivedere l’efficacia del sistema. Inoltre, il top management svolge un ruolo cruciale nel promuovere una cultura di miglioramento continuo, con gli audit interni che rappresentano una parte fondamentale di questo processo.

Auditor esperti e competenti: disporre di auditor esperti e competenti garantisce che il processo di audit sia efficiente ed efficace. Gli auditor interni che comprendono sia l’organizzazione che il settore in cui opera sono particolarmente preziosi. Le organizzazioni devono investire tempo e risorse per garantire che i loro team di audit siano sufficientemente competenti, il che include la partecipazione a corsi di formazione adeguati per soddisfare i requisiti della norma ISO 19011:2018.

Collaborazione con i dipendenti: una sfida comune affrontata dagli auditor interni è la resistenza da parte dei dipendenti o dei team durante il processo di audit. Questa resistenza è spesso dovuta a una scarsa comprensione dello scopo dell’audit o alla riluttanza ad avere i propri processi esaminati da altri. Gli audit interni mirano a supportare, non a ostacolare, l’organizzazione valutando l’implementazione e il mantenimento del suo sistema di gestione. Per affrontare queste sfide, gli auditor dovrebbero interagire chiaramente con tutti i dipendenti o i team sottoposti ad audit, comunicare gli obiettivi dell’audit e sottolineare come l’audit contribuisca alla cultura del miglioramento continuo all’interno dell’organizzazione.

Conclusione

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a comprendere il valore che gli audit interni possono apportare alla tua organizzazione. Se sei interessato a diventare un auditor interno o desideri assicurarti che il tuo team di auditor interni abbia le competenze necessarie in linea con i requisiti della norma ISO 19011, esplora i nostri corsi di formazione per auditor interni ISO per trovare il corso perfetto per te o i tuoi colleghi.


 
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