Lo que debe saber sobre procesos externalizados

La norma ISO 9001 permite la exclusión de áreas no aplicables, por lo tanto, estas no se incluirán en la auditoría. Para hacerlo, debe justificar su exclusión, de esta manera no podrá áreas aplicables ni inlcuir a´reas no aplicables. Si algún aspecto está incluido dentro del alcance, debemos poder evluar dicho área durante la auditoría, por lo que le sugerimos que tenga cuidado con la inclusión de planes de futuro.

El error más común de las organizaciones al identificar su alcance es excluir áreas del sistema de gestión que no realizan de por sí mismas. Estas áreas se conocen como "procesos externalizados" y no pueden excluirse del sistema de gestión, dado que la organización es responsable de las mismas, independientemente de si las realiza internamente o están subcontratadas.

Las dos áreas principales que las organizaciones declaran como excluidas son el diseño y los procesos especiales. 

Diseño y desarrollo

Si su organización vende algo diseñado por personal interno o subcontratado, entonces deberá incluir dicha cláusula dentro del alcance, dado que deberá demostrar el control sobre dicha función. De esta forma, se auditará la cláusula de diseño y deberá asegurarse de que tiene los registros adecuados independientemente de que el diseño sea interno o externalizado.

El mecanizado puede llevar a error con respecto al diseño y desarrollo en algunas organizaciones, dado que asumen que el diseño de mecanizado no está incluido en el sistema y no diseñan un  producto. Pero no es así, diseña una herramienta y no un producto final. Para evitar confusiones debe preguntarse quine es el dueño de la herramienta y si el cliente podría llegar a alguna parte con dicha herramienta y si el cliente ha pagado por dicha herramienta. En estos casos, el diseño debe inlcuirse en el sistema de gestión.

Procesos especiales

Los procesos especiales son procesos que no pueden medirse al 100% para asegurar el cumplimiento de los requisitos. Normalmente son procesos como pintura, anodizado, tratamiento térmico, soldaduda... Debe controlar estos procesos para asegurar la consistencia del resultado final. Muchas organizaciones externalizan estos procesos, pero aún así debe incluirlos dentro del sistema de gestión, dado que es responsable de los mismos. 

Con el fin de asegurar la responsabilidad, asegúrese de recibir la documentación necesaria del proveedor para asegurar que los procesos cumplen con los requisitos. Por ejemplo, registros que demuestren que se ha conseguida la dureza del metal o registros que demuestren que la espesura de la pintura es la correcta.

Conclusión

Solo por que un proceso sea externalizado, no significa que la organización no sea responsable del mismo y debe ser incluido en el sistema de gestión. Asegúrese de que cumple los requisitos de todos los procesos externalziados  y que puede demostrar al auditor que tiene suficiente control y evidencias para satisfacer los requisitos de la norma.


Autor: Michael Venner, Director de Industria Aeroespacial y Automoción de NQA.