Estructura de las sedes en la industria aeroespacial

15 mayo 2019

Uno de los desafíos de la norma aeroespacial es que dispone de 5 estructuras de sedes disponibles e identificar la estructura correcta es vital.

En normas como la ISO 9001, ISO 14001 e ISO 45001 sólo hay dos estructuras de sedes disponibles: Sede única o multisede. Una sede única es normalmente una dirección que puede estar formada por varios edificios, pero una estructura multisede disponde de varias direcciones. Uno de los desafíos que tenemos con las normas aeroespaciales es que distinguen 5 tipos de estructuras para las sedes e identificar la estrcutura correcta resulta esencial.

Las empresas pueden pensar que la estructura de las sedes no es muy importante, pero en realidad tiene un gran impacto en el cálculo de la auditoría y en el certificado. Es importante destacar que si indetifica incorrectamente su estructura, su certificado puede ser invalidado.

Una de las actividades principales de los auditores al comenzar la auditoría, especialmente durante la fase 1, es asegurar que la empresa ha determinado correctamente su estructura. De lo contrario, el organismo de certificación deberñia recalcular y ajustar la fase 2, lo que podría suponer un aumento en el número de días de auditoría.

A continuación se detallan los tipos de estructura de las sedes:

Sede única

Empresa que opera en una sola sede.
Puede operar bajo un gran edificos o conjunto de edificios en la misma dirección.
Puede tener uno o varios productos o familias de productos en uno o varios procesos.

Eligibilidad

Organización con una sede totalmente independiente sin relación con dependencias de otas empresas que operen bajo el mismo sistema de gestión de la calidad.
Una sola dirección.

Explicación:
Dispone de una única dirección en la que puede disponer de varias unidades mientras que se encuentren bajo el mismo techo. Una sede única también puede ser un conjunto de edificios que se encuentran en el mismo recinto y que compartan una dirección única. Si los edificios no se disponen de forma consecutiva, hablaríamos de una estructura de campus.

Multisede

Una empresa que dispone de una función central unificada y una series de sedes en las que se lleva a cabo la actividad total o parcial.
Todas las sedes deben compartir los mismos procesos de fabricación.

Eligibilidad:

Todas las sedes deben tener una relación contractual con la sede central.
Debe haber un sistema de gestión de calidad con control central, revisión por la dirección y auditorías internas.
La oficina central puede requerir que otras sedes implanten acciones correctivas.
Recolección y análisis de datos centralizada, con la capacidad de emprender cambios organizativos.
Cumplimiento con los requisitos del IAF-MD1 Empresa multisede: definición y requisitos de elegibilidad.
Todos los procesos del sistema de gestión de calidad en todas las sedes deben ser los mismos (en un 80% al menos) y deben operarse mendiante los mismos métodos y procemientos.
Algunas sedes pueden disponer de menos procedimientos que otras sedes.
El muestreo acorde al IAF-MD-1 sólo se permite en la certificación AS9120 con sedes geográficas localizadas.
Una dirección por sede.

Explicación:
La estructura multisede es generalmente la opción más recurrida cuando no se comprenden el resto de estructuras disponibles. En este caso, es importante comprender lo que el IAF MD1 define como empresa multisede:

Una organización cubierta por un solo sistema de gestión que incluya una función central identificada (no necesariamente la sede central de la organización) en la que ciertos procesos/actividades se planean y controlan y una series de sedes (permanentes, temporales o virtuales) en las que los procesos/actividades se llevan a cabo totalmente o parcialmente.

Multisede IAF MD1

Eligibilidad:

La organización debe disponer de un solo sitema de gestión.
La organización debe indentificar su función central. La función central es parte de la organización y no debe subcontratarse a una organización externa.
La función central debe tener la autoridad para definir y mantener un único sistema de gestión.
El sistema de gestión de la empresa debe ser sujeto a una revisión del sistema centralizada.
Todas las sedes deben formar parte de la auditoría interna de la empresa.
La función central debe ser responsable de asegurar que se recogen y analizan datos de todas las sedes y debe demostrar autoridad y habilidad para realizar cambios organizativos que incluyan:

○   Documentanción del sistema y cambios.
○ Revisión por la dirección.
○ Quejas.
○   Evaluación de acciones correctivas.
○   Planificación de auditorías internas y evaluación de resultados.
○   Requisitos estatutarios y regulatorios relativos a las normas aplicables.

Campus

Una organización que tenga una función central identificada y un proceso de producción descentralizado, secuencial y ligado.

Eligibilidad:

Todas las sedes deben tener una relación contractual o legal con la oficina central.
Un sistema de gestión de calidad con control central, revisión por la dirección y auditoría interna.
Una oficina central puede solicitar que otras sedes implementen acciones correctivas.
Recolección y análisis de datos centralizada, con la capacidad de realizar cambios organizativos.
Los salidas de una entrada son las entradas de otra para la realización del producto o servicio, es una cadena de valor.
Puede haber procesos diferentes en sitios diferentes o una combinación de sedes que contribuyan al mismo producto o servicio.
Pueden producir mñas de un producot o servicio siempre que sean sustancialmente el mismo (en un 80%) y que se realicen a través de los mismos métodos y procedimientos.
Una dirección pro campus.

Explicación:
Lo principal a tener en cuenta es la cadena de valor. Las salidas de una sede son las entradas de otra para la realización del producto o servicio final (cadena de valor única). Básicamente si se queda sin espacio en su sede actual y necesita de espacio adicional para trabajar con el flujo de trabajo adicional, lo más probable es que sea una estructura multisede.

La sede probablemente no tenga ningún contacto directo con el cliente, ni compras o planificación de la producción... Dicha sede realizará solo un proceso que pasará posteriormente a otra sede para su finalización. También puede tratarse de un almacén. La diferencia principal entre una estructura multisede o campus es la cadena de valor entre las sedes.

Varias sedes

Una empresa que tenga identificada una función central y una serie de sedes que no cumplen los requisitos de multisede o campus.
Se incluyen varias sedes en el mismo certificado.

Eligibilidad:

Todas las sedes deben tener una relación contractual o legal con la oficina central.
Un sistema de gestión de calidad con control central, revisión por la dirección y auditoría interna.
La oficina central puede requerir que otras sedes implementen acciones correctivas.
Recolección y análisis de datos centralizado, con la capacidad de realizar cambios organizativos.
Los procesos en cada sede no son sustancialmentes similares (<80% similitud).
Los procesos pueden operarse con el mismo o diferentes métodps y procedimientos que se controlan a través del sistema de gestión de calidad único.
Las sedes realizan diferentes productos o servicios.
Una dirección por sede.

Explicación:
Lo esencial es fijarse en si los procesos no son similares a los de la sede central. Esto puede deberse a que una sede es la tienda de piezas y otra sede es la de fabricación. Alguna información pude depender de otra sede, pero el producto final no es el mismo y las sedes no se reroalimentan entre ellas, en este caso hablaríamos de una estructura de varias sedes. La diferencia entre una estructura multisede y una estructura de varias sedes es la similaridad entre procesos.

Organización compleja

Una organización que haya indetificado una función central y una serie de sedes que pueda ser la combinación de multisedes, campus (puede ser más de un campus) o varias sedes.

Eligibiidad:

Todas las sedes tiene una relación contractual o legal con la oficina central.
Un sistema de gestión de calidad con control central, revisión por la dirección y auditoría interna.
La oficina central puede solicitar que otras sedes implementen acciones correctivas.
Recolección y análisis de datos centralizada, con la capacidad de realizar cambios organizativos.
La estructura general contiene una combinación de multisedes, campus o varias sedes.
Requiere aprobacion de la IAQG OPMT para la justificación, cálculo de días de auditoría, programa de auditoría y plan de muestreo (para AS9120, multisede y campus).
Una dirección por sede y campus.

Explicación:
No existen muchas organizaciones dentro de esta categoría. Se trataría de una empresa grande con muchas sede diferentes, en las que algunas dependen de otras, y otras sedes hacen cosas diferentes. Es básicamente, una mezcla del resto de estructuras.

Si no sabe que tipo de estructura corresponde a su empresa, contacte con el equipo de NQA, estaremos encantados de poder ayudarle.