Herramientas de mejora empresarial ISO 9001 - 5S

Puede conseguir la ISO 9001, o cualquier otra norma, y poner en marcha sistemas y controles que cumplan los requisitos y mantengan la empresa en conformidad. Puede esforzarse por mantener la certificación implantando algunos controles de gestión básicos. Muchas organizaciones aplicarán los requisitos mínimos, pero rara vez irán más allá de los requisitos normativos.
 
Llevo casi 20 años auditando. Veo todo tipo de sistemas, desde los que no están ni siquiera cerca de cumplirlo, pasando por sistemas nulos, hasta organizaciones que están revolucionando sus respectivos sectores.
 
Sinceramente, muchas empresas consiguen la certificación ISO porque deben hacerlo, para cumplir los requisitos de los clientes, no porque quieran hacerlo. Las organizaciones que se limitan a hacer lo mínimo suelen ser las que se certifican porque deben hacerlo. Hacen lo mínimo para salir adelante y luego afirman que no se han beneficiado de su implantación. Pues no, no se han beneficiado, el esfuerzo invertido no ha sido suficiente.
 
Cuando me encuentro con una organización que implanta su sistema de gestión porque se ve obligada, lo veo como un reto personal. Intento convencerles de que adoptar los requisitos puede beneficiar a su organización y al sistema de gestión. A veces se tarda unos años, pero me encanta cuando las bombillas se encienden de repente. Una vez que esto ocurre, la organización pasa al siguiente nivel; empiezan a buscar las mejoras que pueden hacer más allá de la certificación.

Para que su sistema de gestión deje de ser un supervisor y se convierta en un líder del mercado, puede implantar herramientas de mejora empresarial.

Herramientas de mejora del sistema empresarial y de gestión

Hay muchas herramientas y modelos que puede utilizar para sacar el máximo partido al sistema de gestión. No todos serán adecuados para todas las organizaciones; mucho dependerá del tamaño, la complejidad y los productos o servicios suministrados. Muchas de las herramientas y modelos que aparecen a continuación se utilizan principalmente en el sector de la fabricación. Le recomiendo que investigue un poco para determinar cuál es el más adecuado para su empresa.
 
Algunas de las herramientas más comunes de los sistemas empresariales y de gestión son:

• EFQM & RADAR

• Mapeo del flujo de valor

• Lean Manufacturing

• Six Sigma

• 5S (a veces 6S)

• ISO 9004

• Hoshin Kanri

5S

El método 5S es el que recomendaría a las organizaciones; a veces se denominan 6S, ya que se puede dar un paso más. Es un modelo excelente que hace que varias funciones de la empresa trabajen en pro de algo y rompe las barreras entre la "calidad" y todos los demás.
 
De este modo, muchas organizaciones conseguirán una mayor aceptación de la ética de la mejora continua; con resultados rápidos, lo que da la oportunidad de ir más allá de lo esencial.
 
El modelo 5S se utiliza dentro de los programas six sigma. Si six sigma es algo de lo que ha oído hablar y en lo que se está interesado, se pueden utilizar las 5S como prueba y para inciar un cambio.
 
El término "5S" proviene de las cinco palabras japonesas que componen el proceso. Las cinco palabras son Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. En términos generales, estas palabras significan clasificar, poner en orden, brillar, estandarizar y mantener. Si se quiere aplicar el formato 6S, basta con añadir "Seguridad" al final para la última S.

El modelo tiene como objetivo establecer formas de obtener la máxima productividad posible en su lugar de trabajo; hay que seguir los pasos uno a uno en el orden con los hitos clave que hay que lograr para cada paso.

1. Seiri/Clasificar

El primer paso está diseñado para eliminar todos los elementos innecesarios de su entorno dentro del lugar de trabajo. Las 5S pueden aplicarse a todas las áreas de la empresa, no sólo a un taller mecánico. Las oficinas suelen necesitar una ordenación, por lo que esta metodología implica a todos los miembros de la organización.

Está demostrado que si sólo tienes a tu alrededor las cosas que necesitas para realizar tus tareas, te concentras más y no te distraes fácilmente.

Para lograr la clasificación, hay que despejar todos los objetos que no se necesitan y mantenerlos así. Hay que eliminar los trozos de papel de la mesa, las herramientas viejas o los trozos de metal que rodean las máquinas. Si las cosas pertenecen a otro departamento, entrégalas.

2. Seiton/ Ordenar

La puesta en orden a veces se llama enderezar. Si has pasado por un taller mecánico y ves tableros de sombra donde hay soportes específicos para cada herramienta, ahí es donde han completado el segundo paso de las 5S.

Así que, una vez que haya alejado de su zona todo lo que no necesita, se dedicará a dar a cada cosa un hogar o una posición específica. Ya no hay que rebuscar en las herramientas, ni correr por el taller en busca de una llave inglesa. Todo está a la vista y es de fácil acceso.

Este proceso puede costarle un poco de dinero, puede que tenga que montar tableros de sombra, puede que tenga que comprar algunas herramientas más como llaves inglesas, pero el dinero que ahorrará en tiempo perdido debería compensar el gasto inicial.

Tener acceso a todas las herramientas necesarias permite a los empleados realizar su trabajo rápidamente y con menos frustración.

3. Seiso/Limpiar

Un área limpia y ordenada se traduce en una mente limpia y ordenada. Ser capaz de mantener limpia la zona de trabajo es otro aspecto crucial para aumentar la productividad. Este paso debe servir para generar un programa de limpieza regular. Muchas organizaciones realizan una limpieza de 30 minutos al final de cada turno e incluso una limpieza a fondo semanal; algunas incluso han llegado a tener limpiadores a tiempo completo trabajando en la fábrica.

Cuando la gente adquiere la rutina de limpiar regularmente, se convierte en algo natural. Además, el entorno de trabajo es más agradable y la gente empieza a cuidar de sus equipos y maquinaria. Empiezan a sentirse orgullosos de su área. Si entras en un taller mecánico y está oscuro y sucio, enseguida te harás una idea de la empresa y sabrás a qué nivel tienes que trabajar en términos de limpieza.

Una de las ventajas de este paso es que cualquier trabajador habitual se pondrá en orden rápidamente; quieren asegurarse de que la zona permanece limpia y ordenada.

4. Seiketsu/Estandarizar

Estandarizar todo dentro de la organización animará a todo el mundo a sentirse orgulloso de su lugar de trabajo, ya que hay un aspecto y una sensación establecidos que todo el mundo tiene que seguir. Es un poco como una marca, pero piensa en ello como una imagen de empresa que los empleados deben seguir. Todos los puestos de trabajo deben tener el mismo aspecto, no tengas sólo un tablero para un puesto, tenlo para todos, asegúrate de que los puestos de trabajo tienen el mismo aspecto, píntalos del mismo color de la marca, etc.

Todos los puestos de trabajo también deben estar claros. Los nuevos empleados que lleguen a la empresa se adaptarán enseguida y se acostumbrarán a los métodos y la estandarización.

Recuerdo haber trabajado en McDonald's cuando era más joven, y seguían este método de estandarización al pie de la letra. Recibí mi formación en una de las tiendas, y de vez en cuando, otra tienda se quedaba sin personal, y me llamaban para que fuera a ayudar a la tienda con poco personal durante ese día para ayudarles. Entraba directamente, sin haber estado nunca allí, y me ponía a trabajar directamente sin que nadie me dijera cómo funcionaba. Lo hacía a menudo en varias tiendas, ya que solían pagar más, pero todo estaba normalizado. Podía estar en cualquier lugar del país y todo era igual.

5. Shitsuke/Mantener

El quinto paso tiene que ver con la disciplina y puede llevar algún tiempo, como dice el refrán: no se pueden enseñar trucos nuevos a los perros viejos. Si los empleados actuales están acostumbrados a tener las cosas de una manera determinada, puede llevar algún tiempo acostumbrarse a la nueva forma de trabajar y a la limpieza. Para los nuevos empleados es fácil entrar y ver cómo son las cosas, pero para los empleados más veteranos llevará algún tiempo, ya que se está creando una nueva cultura.

Establezca un estándar de excelencia y cúmplalo, no tenga miedo de cambiar las cosas basándose en los comentarios. Si los empleados proponen una nueva idea o una forma mejor de hacer algo, escuche, cuanto más se apropien de ello, más éxito tendrá su programa 5S.

Una de las cosas que hay que hacer para garantizar el mantenimiento del programa 5S es realizar auditorías o inspecciones. Algunas organizaciones introducen los paseos GEMBA como parte de la implantación más completa de la fabricación ajustada. Genba (también romanizado como gemba) es un término japonés que significa "el lugar real". En los negocios, genba se refiere al lugar donde se crea el valor; en la fabricación, el genba es la planta de producción.

En "lean manufacturing", la idea del genba es que los problemas son visibles, y las mejores ideas de mejora vendrán de ir al genba. El paseo por el gemba, al igual que el Management Walking Around (MBWA), es una actividad que lleva a la dirección a la primera línea para buscar desperdicios y oportunidades.

Aunque no se pretende centrar directamente en el proceso de las 5S, es bueno añadirlo a los paseos GEMBA. Los paseos GEMBA son realizados por la dirección, así que si ellos están realizando el elemento de sostenibilidad de las 5S, se envía un mensaje claro a todos los empleados. Si la dirección se compromete a mantener el entorno de trabajo, todos los demás seguirán su ejemplo.

No voy a detallar lo que conlleva el paseo GEMBA; hay mucha información disponible en internet.

6. Seguridad

Aquí es donde la 6ª S no sigue del todo el método japonés; la seguridad traducida al japonés es Anzen-sei. La seguridad está ahora en la vanguardia de muchos entornos de trabajo, no sólo en la fabricación. Esta es una de las razones por las que se introdujo la 6ª S en la metodología.

Dentro de la etapa de seguridad, usted es consciente de los riesgos de seguridad e implementa mitigaciones para reducir estos riesgos. La mayoría de nosotros estamos familiarizados con esto, pero sigue faltando en muchos talleres mecánicos que visitamos. La eliminación de los riesgos a corto y largo plazo reducirá el estrés y mejorará la concentración de los empleados.

Para introducir el elemento de seguridad, hay que asegurarse de que todos los riesgos de seguridad se documentan a lo largo del proceso de implantación de las 5S y de que se tienen en cuenta las condiciones de trabajo y la seguridad en cada fase del proceso. Deben realizarse comprobaciones periódicas de la salud y la seguridad; de nuevo, esto podría hacerse como parte de los paseos Gemba o de las inspecciones rutinarias de salud y seguridad.

Autor: Michael Venner, NQA Aerospace and Automotive Director