COVID-19: ¿Qué evidencias de planificación espera un auditor?

La mayoría de nosotros no hemos experimentado algo como el COVID-19 nunca, sin embargo las personas que han vivido las guerras mundiales tienen un enfoque diferente y saben lo que es el racionamiento, bombardeos y la desolación.

Al reconstruir el país y la economía, no se creón una réplica de lo anterior, sino que se introdujeron mejoras gracias a lo aprendido a través de la planificación, reacción y liderazgo creativo. Es probable que durante la cuarentena, su sistema de gestión haya sufrido cambios y si no los hay, puede que se encuentren no conformidades.
 

“No es el más fuerte de las especies el que sobrevive, tampoco es el más inteligente el que sobrevive. Es aquel que es más adaptable al cambio” – Charles Darwin

Veámos lo que la norma le solicita hacer:

La norma tiene 1,5 páginas de requisitos, afirmado que las pequeñas organizaciones deben:

• Considerar riesgos y oportunidades.

• Demostrar como reduce efectos indeseados y aumentar el éxito.

• Demostrar como basándose en el riesgo y las oportunidad, integrará e implementará esto en su SGC.

• Necesitará demostrar mejoras al evaluar la efectividad.

• La política y objetivos de calidad deben estar alineados, debe revisar esto.

• La planificación del cambio considerará quién, qué, cuándo y el por qué del cambio.

Implementación práctica:

Estamos hablando con muchas industrias diferentes a diario y todas han cambiado: Han despedido personal, diversificado productos o servicios, reducido el servicio operativo, cerrado por completo durante unas pocas semanas o cambiado el proceso sobre cómo recibir o enviar. También se ha producido un cambio dentro de su sistema. Si este cambio no se ha integrado e implementado, es posible que se encuentre con una gran no conformidad, ya que su sistema, tal como está documentado, ya no está actualizado sobre su funcionamiento.

• Auditorías internas: una buena manera de documentar dónde se encuentra su negocio y analizar qué áreas requerirán cambios. Por supuesto, deberá modificar su plan de auditoría y reflejar los cambios, esta es una forma de mostrar una planificación efectiva.

• Análisis: FODA, MANIPULACIÓN, registro de riesgos, cadena de valor; cualquiera de estos que tenga instalado DEBE actualizarse. El tema principal de conversación con los líderes y gerentes es cómo ha identificado los riesgos, los ha evaluado y tiene o planea mitigarlos. ¿Qué criterios establecerá para determinar el éxito?

• Revisión por la dirección: es posible que tenga una revisión por la dirección planificada, ya que las entradas de la revisión están diseñadas para enfocar el negocio de regreso a los conceptos básicos de comunicación, planificación, revisión y análisis de procesos, puede ser el momento más crítico para que se presente esa revisión. Si está haciendo esto de forma remota, no habrá diferencia ya que de todos modos proporcionaría información documentada sobre esta discusión.

• Soporte y recursos: puede haber cambios en la política que haya tenido que hacer; enfermedad, licencia, embarazo, estado del trabajador y estos deben ser claros, actualizados y comunicados. Antes de reabrir su negocio, deberá asegurarse de que sea seguro: un espacio de 2 m, tal vez un sistema unidireccional o incluso nuevos procesos para trabajar desde casa y que ahora deben implementarse en su sistema. Puede ser razonable reintroducir al personal y documentarlo en relación con las nuevas formas y políticas de trabajo. Es posible mostrar fotografías, videos o imágenes de aviones no tripulados de las instalaciones.

• Proveedores y procesos subcontratados: aquellos externos a su empresa que están obligados a trabajar para su SGC pueden ser incluidos en su planificación, ya que pueden tener políticas diferentes y esto se puede acordar de antemano.

¿Cuál es el propósito de su sistema de gestión de calidad?

No hace falta decir que la certificación de las normas ISO es la clave para un proceso de licitación más rápido, una señal de una norma internacional y un requisito para algunas grandes industrias comerciales. Como parte de esto, puede descubrir que, como proveedor, su cliente puede requerir evidencia de que está planificando adecuadamente y de acuerdo con la guía.
 
Si utiliza eficazmente su sistema de gestión de calidad, reconocerá que esta herramienta hará que la preparación para volver a la "nueva normalidad" sea lo más fácil y lógica posible.
 
Sin embargo, si hace lo mínimo solo para obtener la certificación, puede encontrar dificultades en la auditoría externa, y esto puede incurrir en costos financieros si tenemos que realizar una visita especial debido a incumplimientos.
 
Como auditores, le instamos a que aproveche al máximo su sistema de gestión de calidad, y si no está seguro de algún aspecto del mismo, puede contactar a su asesor o tal vez pensar en una sesión de capacitación virtual con nosotros.