La auditoría de fase 1

Muchas de las 100 principales empresas del mundo disponen de un sistema de gestión de calidad ISO 9001 o han estado certificadas.

A pesar de la pesadumbre de los medios de comunicación, la verdad es que muchas empresas han luchado en 2020, y disponían de procesos y liderazgo seguir funcionando, ya sea con una capacidad ligeramente reducida o a pleno rendimiento. Como organismo de certificación hemos visto que las empresas que adoptaron la norma ISO 9001 estaban mucho mejor equipadas para planificar y gestionar sus negocios en un tiempo sin precedentes.

Los puntos principales de la norma ISO 9001:2015 se centran en el riesgo, la mejora continua y el liderazgo, ¿qué mejor entorno y momento para ser certificado según una norma que evalúa externamente la eficacia de sus procesos y la confianza de los clientes?

Todos podemos decir que estamos "trabajando según los requisitos de la ISO 9001", sin embargo sus clientes no lo sabrán, y no estar certificado significará:
 

• Su sistema no está siendo probado a fondo;

• Puede parecer que no está comprometido con la ISO 9001, por lo que la declaración anterior puede ser inútil;

• La mayoría de las autoridades, el sector de la construcción, manufactura y las grandes empresas requieren de un certificado según la norma ISO 9001, puede que se esté excluyendo del crecimiento y de las nuevas costumbres en un momento crítico.

La auditoría de fase 1 es una evaluación de su preparación de cara a la auditoría, la idea es prepararlo para no fallar. En ella, el auditor conocerá los procesos de su empresa y se establecerán las expectativas de la empresa en cuanto a la forma en que se llevará a cabo la auditoría, y la información necesaria. Además, el auditor podrá identificar cualquier área que pueda suponer un hallazgo y dar un valor añadido a su sistema.

Dicho esto, las normas ISO son una certificación reconocida internacionalmente, requieren el compromiso de la empresa durante todo el año, no sólo para la auditoría, y no todo el mundo puede lograr el certificado.

¿Cómo prepararse para la fase 1?

• Asegúrese de tener una copia de la norma. Dicho documento te dirá lo que se requiere.

• Implemente el sistema y asegúrese de que funciona. El auditor necesita ver que sus procesos están en funcionamiento, que su personal conoce el sistema, y que hay un compromiso de liderazgo, el sistema debe estar operativo.

• Lleve a cabo una auditoría interna antes de la fase 1. Aunque el primer paso es evaluar la preparación para la fase 2 (la auditoría "oficial") es necesario identificar como parte del proceso lo que se está conformando y las áreas que no lo están, esto es parte del PHVA (PLANIFICAR, HACER, VERIFICAR ACTUAR).

• Asegúrese de que ha tenido una revisión por la dirección. La norma establece una agenda de temas, estos son aspectos absolutamente críticos, aproveche la oportunidad para evaluar plenamente su negocio.

• Nuestros auditores pueden levantar hallazgos en forma de "Áreas de preocupación" en la fase 1. ¡Prepare a los involucrados en la auditoría y adviertales de que esto es un hallazgo contra el proceso, no contra la persona! Es común encontrar hallazgos, y es algo realmente positivo, ya que supone un nuevo punto de vista sobre su trabajo e identifica posibles áreas de mejora.

• Hable con su auditor antes de la auditoría, averigüe cuál es el plan, comuníquele cualquier preocupación, inquietude y haga preguntas. Buscamos el cumplimiento NO el incumplimiento, y dado que nosotros mismos somos testigos y auditados regularmente, entendemos y empatizamos con la ansiedad que algunos sienten ante la perspectiva de los auditores.

¿Qué valor puede obtener del certificado ISO 9001:2015?

• Orgullo: La certificación requiere trabajo en equipo y que todos se comprometan a mejorar. Lograr la certificación no es sólo un certificado para la empresa, sino que representa el arduo trabajo de toda la empresa.

• Responsabilidad: Es muy fácil tomar atajos, pero el apoyo de personas externas que observen lo que hace puede ser un elemento disuasorio y promueve la mejora.

• Mejora de las comunicaciones: Al involucrar a toda la empresa, puede encontrar que las ideas fluyen, la gente se involucra más, e incluso que la eficiencia y la motivación mejoran.

• Posible irrupción en nuevos mercados: como ya se ha mencionado, algunas industrias requieren la certificación.

Este año estamos adoptando un enfoque holístico para nuestros clientes, queremos ayudarles a mejorar y madurar su sistema, y a través de estos blogs le ayudaremos a entender la norma ISO 9001 y ponerla en práctica.

Autor: Judith Hargreaves, Auditor de NQA