Cómo puede la auditoría interna aportar valor a su organización

Ventajas de la auditoría interna

Comprender cómo maximizar los beneficios de las auditorías internas puede resultar complejo, especialmente para quienes no están seguros de cuáles son los pasos adecuados. En este artículo, el Dr. Charles Beacroft, Director de Formación de NQA, comparte sus experiencias sobre cómo la auditoría interna, cuando se hace correctamente, puede aportar un inmenso valor a su organización.

¿Qué es la auditoría interna y qué consigue?

La auditoría interna se define como un proceso sistemático para evaluar la eficacia y conformidad del sistema de gestión de una organización con la norma pertinente. Estas auditorías las lleva a cabo la organización en sus propios sistemas. Las auditorías internas son uno de los tres tipos de auditorías que pueden realizarse en los sistemas de gestión ISO, siendo las auditorías internas (también conocidas como auditorías de primera parte) el tema central del presente documento. Los otros tipos de auditorías son las auditorías de proveedores (auditorías de segunda parte) y las auditorías externas (auditorías de tercera parte), que suele realizar un organismo independiente con fines de certificación.

Una auditoría interna trata de garantizar la conformidad de la organización con una serie de requisitos, incluida la adhesión a la norma ISO correspondiente, el propio sistema de gestión de la organización, las obligaciones contractuales de la empresa, los requisitos del organismo de certificación y las obligaciones de cumplimiento.

Para lograrlo, una auditoría interna se basa en múltiples datos para evaluar con precisión los requisitos pertinentes. Entre ellos se incluyen la definición del alcance de la auditoría, la revisión de auditorías internas y externas anteriores, la consideración de todos los requisitos contractuales y las obligaciones de cumplimiento, así como la evaluación de las normas pertinentes y el sistema de gestión de la organización.

Durante la auditoría propiamente dicha, los auditores internos observarán el funcionamiento de los procesos pertinentes dentro de la organización. Recopilarán pruebas objetivas mediante entrevistas con los empleados, observaciones de las áreas organizativas, revisión de documentos (como procedimientos y políticas) y muestreo de procesos para formar una base representativa para la evaluación. Estas pruebas se evaluarán en función de los criterios, incluidos los requisitos de la norma y del sistema de gestión.

Las conclusiones de la auditoría interna se presentarán a los auditados, destacando tanto las áreas de excelencia como las de preocupación. Las no conformidades surgen cuando pruebas objetivas sugieren que los controles o requisitos son insuficientes para garantizar que los productos y servicios de la organización cumplen sistemáticamente las normas exigidas.

Cada no conformidad representa una oportunidad para que la organización adopte medidas correctivas, elimine la causa y evite que se repita. El análisis de la causa raíz se utiliza para identificar y resolver las causas subyacentes de los problemas, evitando así que vuelvan a producirse.

El valor de las auditorías internas

Exploremos ahora algunas de las razones clave por las que las auditorías internas pueden aportar un inmenso valor a cualquier organización:

Chequeo: Las auditorías internas suelen considerarse un "chequeo" del cumplimiento por parte de una organización de los requisitos de la norma ISO correspondiente. Evalúan la conformidad con el propio sistema de gestión de la organización y todas las obligaciones contractuales y de cumplimiento. Sin estas comprobaciones, las organizaciones corren el riesgo de incumplir los requisitos, lo que podría suponer la pérdida de la certificación. Esto, a su vez, puede afectar significativamente al modelo de negocio, especialmente para aquellas que dependen de la certificación para relacionarse con clientes, proveedores u otras partes interesadas.

Mejora continua: Las auditorías internas fomentan una cultura de mejora continua al proporcionar una revisión exhaustiva de los procesos, identificar las no conformidades y sugerir modificaciones que mejoren el sistema de gestión. Dado que la mejora continua es un principio básico de muchos sistemas de gestión ISO, las auditorías internas desempeñan un papel fundamental en la implantación y el mantenimiento de un sistema de gestión sólido.

Gestión del cambio: Las auditorías internas permiten un cambio positivo y proactivo dentro de una organización, especialmente cuando dicho cambio es necesario para impulsar mejoras. Aunque el cambio puede suponer un reto, aceptarlo ayuda a crear una cultura organizativa de mejora continua. Esto beneficia a las organizaciones que adoptan el cambio frente a las que se resisten a él.

Comprensión del negocio: Los auditores internos suelen tener un profundo conocimiento de su organización, en particular de los factores internos y externos que afectan a la empresa. Este conocimiento matizado permite a los auditores optimizar el sistema de gestión, adaptándolo a las necesidades de la organización.

Pasos organizativos para el uso eficaz de las auditorías internas

Para garantizar que las auditorías internas y los auditores aporten el máximo valor a una organización, existen varias medidas que las organizaciones -especialmente los directivos- pueden adoptar para mejorar el proceso. Entre ellas se incluyen:

Apoyo de la alta dirección: para que una organización implante y mantenga un sistema de gestión conforme a la norma ISO, la alta dirección debe demostrar su firme apoyo. Este compromiso garantiza que los auditores internos puedan realizar su trabajo con eficacia y permite a la dirección colaborar con el equipo auditor para revisar la eficacia del sistema. Además, la alta dirección desempeña un papel crucial en el fomento de una cultura de mejora continua, siendo las auditorías internas una parte fundamental de este proceso.

Auditores con experiencia y conocimientos: contar con auditores con experiencia y conocimientos garantiza que el proceso de auditoría sea eficiente y eficaz. Los auditores internos que entienden tanto la organización como el sector en el que opera son especialmente valiosos. Las organizaciones deben invertir tiempo y recursos para asegurarse de que sus equipos de auditores son suficientemente competentes, lo que incluye garantizar que los auditores reciben la formación adecuada para cumplir los requisitos de la norma ISO 19011:2018.

Colaboración con los empleados: un reto común al que se enfrentan los auditores internos es la resistencia de los empleados o equipos durante el proceso de auditoría. Esta resistencia suele deberse a la falta de comprensión del propósito de la auditoría o a la reticencia a que otros revisen los procesos. El objetivo de las auditorías internas es apoyar a la organización, no obstaculizarla, evaluando la implantación y el mantenimiento de su sistema de gestión. Para hacer frente a estos retos, los auditores deben comprometerse claramente con todos los empleados o equipos auditados, comunicar los objetivos de la auditoría y hacer hincapié en cómo ésta contribuye a la cultura de mejora continua dentro de la organización.

Conclusión

Esperamos que este artículo le haya ayudado a comprender el valor que la auditoría interna puede aportar a su organización. Si está interesado en convertirse en auditor interno o quiere asegurarse de que su equipo de auditores internos tiene la competencia necesaria para cumplir los requisitos de la norma ISO 19011, explore nuestra formación de auditor interno ISO para encontrar el curso perfecto para usted o sus colegas.


 
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