Sistemas de gestión y la nueva normalidad

A medida que las restricciones siguen disminuyendo en todo el mundo y los efectos de la pandemia se convierten en algo que hay que gestionar y con lo que hay que convivir, puede ser el momento de considerar qué significa "normalidad" para su empresa.

En los últimos dos años, el enfoque de muchas empresas ha pasado de la estabilización o el crecimiento a la supervivencia. Para algunos, esto no ha sido posible y han pasado a la historia. Otros han conseguido mantener su negocio en marcha y ahora están viendo cómo vuelven lentamente a los niveles de negocio pre-pandemia. Son pocos los afortunados que han podido aprovechar sus capacidades y ampliar su oferta a los clientes actuales o expandirse a nuevos mercados últimamente.

Sea cual sea el estado de su empresa, es poco probable que vuelva a ser completamente como era antes de la pandemia.

Cómo avanzar cuando no se sabe qué esperar

Por eso, ahora que mira con expectación al futuro, debe revisar el pasado reciente y asegurarse de que su sistema de gestión refleja los cambios que ha experimentado y es adecuado para ayudar a impulsar su negocio con vistas de futuro.

Los puntos que se presentan a continuación no pretenden ser una lista exhaustiva de los temas que puede considerar, sino que son un medio para animarle a pensar en cómo puede verse afectada su empresa en cuant a las normas de sistemas de gestión, de modo que pueda identificar las áreas en las que se han producido o se necesitan cambios.

¿Qué hay que tener en cuenta en este nuevo mundo?

¿Cómo ha cambiado el contexto de su organización? ¿Ha entrado en nuevos mercados que tienen requisitos diferentes? ¿Han cambiado las partes interesadas? Tal vez tenga una nueva estructura de propiedad o los clientes y proveedores clave, junto con sus necesidades y expectativas respecto a usted, hayan cambiado. ¿Los problemas internos y externos que afectan a su empresa siguen siendo los mismos que antes? ¿Sigue correspondiendo su ámbito de aprobación a las actividades de su organización?

Liderazgo

Desde el punto de vista del liderazgo, ¿comprende usted los requisitos actuales de sus clientes, los legales y los reglamentarios? ¿Cómo va a seguir mejorando la satisfacción del cliente? ¿Su política de calidad sigue siendo adecuada? ¿Han cambiado las funciones y responsabilidades en relación con el sistema de gestión?

Planificación

¿Reflejan sus acciones de planificación los cambios en los riesgos y oportunidades de su sistema de gestión actual? ¿Ha revisado y actualizado sus objetivos, los planes para alcanzarlos y las actividades de seguimiento? ¿Se han planificado eficazmente los cambios del sistema de gestión que ha realizado y se han tenido en cuenta todas las posibles consecuencias positivas y negativas y los controles adicionales necesarios?

Recursos

¿Cómo se han visto afectados los recursos de su organización? ¿Ha trasladado sus instalaciones, adquirido nuevos equipos o actualizado los sistemas informáticos? ¿Ha introducido el trabajo fuera de la empresa o en casa? ¿Se han interrumpido las actividades de mantenimiento y calibración? ¿Necesita impartir formación adicional? ¿Cómo se han visto afectados sus procesos de comunicación interna? ¿Refleja su sistema documentado con exactitud sus prácticas de trabajo actuales?

Procesos

¿Cómo han cambiado sus procesos operativos? ¿Siguen siendo adecuados sus procesos para determinar los requisitos del cliente? ¿Han cambiado los procesos para gestionar las actividades de desarrollo? ¿Siguen siendo adecuados sus procesos para controlar los procesos, productos y servicios suministrados externamente? ¿Sus actividades de producción/servicio siguen siendo las mismas en lo que respecta al suministro de información, las actividades de seguimiento y medición, la identificación y la trazabilidad? ¿Se han visto afectadas sus actividades posteriores a la entrega? ¿Siguen siendo los mismos sus procesos de entrega de productos y servicios y de control de los productos no conformes?

Medición de resultados

¿Se ha mantenido el proceso de evaluación del rendimiento? ¿Siguen siendo adecuadas y eficaces las actividades de seguimiento, medición, análisis y evaluación? ¿Cómo controla sus niveles de satisfacción de los clientes? ¿Ha mantenido su plan de auditoría interna? ¿Refleja su plan la importancia actual y los cambios de los procesos en cuestión? ¿Se han seguido realizando las actividades de revisión de la gestión a los intervalos previstos? ¿Se han tenido en cuenta todos los cambios y las modificaciones previstas? ¿Existen otras oportunidades de mejora o hay necesidades de recursos adicionales?

¿Se han tratado adecuadamente las no conformidades y las quejas? ¿Se han determinado las oportunidades de mejora continua?

Conclusión

Considerando todo lo anterior, tenga en cuenta los cambios que ha realizado en su organización y sus actividades, cómo afectan estos cambios a su sistema de gestión, cómo se ha actualizado su sistema de gestión para reflejar estos nuevos requisitos y prácticas y cómo se pueden utilizar las lecciones aprendidas para la futura gestión del cambio y la identificación de oportunidades de mejora.

Autor - Tim Brown, auditor de NQA