Diez consejos para planificar/preparar la auditoría

Estos son nuestros consejos para planificar y preparar su visita:

1. Lea el último informe para prepararse: contiene información útil sobre la impresión de los auditores acerca de cómo fueron las cosas el año pasado.

2. Asegúrese de que las acciones correctivas requeridas se han abordado y cerrado: Su auditor le pedirá pruebas de que las no conformidades planteadas anteriormente han sido tratadas, así que tenga las pruebas preparadas.

3. ¿Ha aprovechado las oportunidades de mejora (OFI) identificadas en el informe? Estas se plantean para ayudarle a mejorar sus sistemas y su negocio.

4. ¿Está su sistema de gestión totalmente actualizado y refleja los cambios que se han producido en su empresa?  Asegúrese de que cualquier actualización sigue su procedimiento de control de documentos.

5. ¿Ha habido algún cambio en el negocio? Su auditor estará interesado en entender qué es lo que ha cambiado en la organización, por lo que es bueno preparar un resumen. 

6. ¿Está al día con los eventos requeridos, por ejemplo, la auditoría, la revisión por la dirección, la calibración de los equipos de medición, etc.? Merece la pena comprobarlo.  Un calendario de calidad es una buena manera de recordar los eventos importantes y asegurarse de que se produzcan a tiempo.

7. Al final del último informe encontrará el plan de su próxima visita: familiarícese con lo que el auditor tiene previsto hacer. Si es así, póngase en contacto con el auditor para debatir los detalles.

8. Asegúrese de que el personal esté disponible para apoyar la auditoría cuando sea necesario.  Distribuya el plan a las personas que deben estar disponibles -especialmente importante en departamentos como el de Recursos Humanos, donde el proceso y el acceso a los registros está restringido a un pequeño número de personas- ¿están estas personas disponibles en el momento requerido?

9. ¿Es necesaria una visita al cliente?  Algunas visitas requieren que los procesos sean presenciados en las instalaciones del cliente, por ejemplo, la instalación, el mantenimiento de equipos o la prestación de un servicio.  Si se requiere una visita al lugar, el plan lo indicará.  Investigue la disponibilidad de lugares adecuados y obtenga el permiso de su cliente para estar in situ con su evaluador.  Si no hay lugares disponibles, puede ser mejor reunirse con el auditor al principio del día y viajar a sus oficinas más tarde; averigüe desde dónde viaja su evaluador y planifique en consecuencia.  En algunos casos, el auditor puede necesitar una inducción en el lugar, por ejemplo, en una obra de construcción, así que planifique también ese tiempo.

10. No se preocupe. Su auditor está ahí para trabajar con usted y ayudarle a sacar el máximo partido a sus sistemas de gestión. 

Estamos seguros de que, si está bien preparado, disfrutará y sacará provecho de la auditoría con NQA.

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