Certificación para principiantes: El proceso

Desde sistemas de gestion de la calidad hasta las normas que rigen la seguridad y salud de sus trabajadores, las certificaciones ISO son algunos de los referentes de toda empresa que se toma en serio el mantenimiento de un producto de alta calidad, así como un entorno de trabajo seguro y productivo.

El proceso de certificación de los sistemas de gestión es sencillo y suele seguir un proceso genérico coherente para las normas de sistemas de gestión ISO.

1. Solicitud

En primer lugar, tendrá que rellenar un formulario de solicitud para que NQA comprenda a qué se dedica su empresa, la complejidad y sus requisitos. Puede hacerlo online aquí.

Utilizaremos esta información para definir con precisión el alcance de certificación y, a continuación, nuestros comerciales le proporcionará una oferta o presupuesto de certificación. También le explicarán lo que tiene que hacer, con todo lujo de detalles.

2. Auditoría

Una vez que haya confirmado, firmado y remitido toda la documentación correcta, nuestro departamento de administración establecerá una fecha de auditoría con el auditor de NQA.

La auditoría consta de dos visitas obligatorias que forman la auditoría de certificación inicial. Éstas pueden ser remotas, presenciales o mixtas, pero se le informará de cómo se desarrollarán antes de que tengan lugar.

Durante las auditorías es importante recordar que debe ser capaz de demostrar que su sistema de gestión ha estado plenamente operativo durante un mínimo de tres meses y ha sido sometido a una revisión por la dirección y a un ciclo completo de auditorías internas.

*Nota: existen equisitos adicionales para algunas normas más técnicas - podemos asesorarle al respecto.

3. Auditoría de certificación inicial - Fase 1

El objetivo de su auditoría de la fase 1 es confirmar que su organización está preparada para una evaluación completa. Esta evaluación consistirá en una revisión de su documentación.

Durante la auditoría de fase 1, el auditor:

• Confirmará la exactitud de la información que presentó durante el proceso de solicitud.

• Confirmará que el sistema de gestión se ajusta a los requisitos de la norma.

• Confirmará el estado de implantación de su(s) sistema(s) de gestión.

• Confirmará el alcance de la certificación.

• Verificará la evaluación del cumplimiento legal.

Tras la auditoría de fase 1, recibirá:

• Un informe que identifique cualquier Área de Preocupación (AOC) que, si no se aborda, podría plantearse como no conformidad en la auditoría de fase 2.

• La programación de la auditoría de fase 2.

• Un plan de auditoría para la fase 2.

4. Auditoría de certificación inicial - Fase 2

El objetivo de la fase 2 es confirmar que su sistema de gestión se ajusta plenamente a los requisitos de la norma elegida. Si realiza trabajos in situ o tiene más de un lugar que desea incluir en el ámbito de su certificación, su auditor también deberá auditar estas actividades / lugares.

Durante la auditoría de fase 2, el auditor:

• Documentará cómo el sistema cumple con la norma utilizando pruebas objetivas.

• Realizará auditorías por muestreo de los procesos y actividades definidos en el alcance de la certificación.

• Visitará cualquier ubicación remota, sitios adicionales o actividades remotas para evaluar la eficacia del sistema de gestión fuera del sitio.

• Informará de cualquier no conformidad u oportunidad de mejora.

• Elaborará un plan de vigilancia y acordar una fecha para la primera visita de mantenimiento anual.

Si el auditor identifica alguna no conformidad importante, no se podrá emitir la certificación hasta que se adopten y verifiquen las medidas correctivas.

5. Certificación

Tras una exitosa auditoría en dos fases, se determina si sus operaciones y procesos cumplen los requisitos de la(s) norma(s) aplicable(s).

En consecuencia, se toma una decisión de certificación y, si es positiva, la NQA emite la certificación de la norma requerida. Recibirá una copia impresa y otra digital para que pueda compartir su certificación con terceros y demostrar los altos estándares a los que se adhiere su organización.

¿Cuánto tiempo es válido su certificado?

Una vez obtenida la certificación, ésta es válida durante 3 años. Se mantiene mediante auditorías anuales de mantenimiento (auditorías parciales) y una auditoría de recertificación cada 3 años (auditoría completa del sistema).

Auditorías de mantenimiento

Las auditorías de mantenimiento se llevan a cabo anualmente para garantizar que se mantiene el cumplimiento de la(s) norma(s) elegida(s) a lo largo del ciclo de certificación de tres años.

La frecuencia y la duración de la auditoría de mantenimiento dependen de factores como:

• Tamaño y estructura de la organización.

• Complejidad y riesgo de las actividades.

• Número de normas de sistemas de gestión incluidas en el ámbito de la certificación.

• Número de centros incluidos en el ámbito de la certificación.

Es importante tener en cuenta que durante las auditorías de mantenimiento debe demostrar una mejora continua. Este es un requisito fundamental de todas las normas ISO y algo de lo que NQA es un gran embajador.

¿Qué ocurre si su empresa cambia durante este tiempo?

Entendemos que las organizaciones cambian de forma regular, incluyendo ubicaciones, actividades y/o fluctuaciones en el número de empleados. Podemos ofrecerle todas las opciones para cambiar y adaptar su alcance / normas / sistema de gestión para que se ajuste a los requisitos de su empresa - sólo necesitamos que nos comunique si algo cambia lo antes posible.

¿Por qué contratar a un consultor?

Hay muchas situaciones en las que contar con un consultor de certificación ISO con experiencia puede ayudar a reducir la confusión y los largos retrasos a los que no querría enfrentarse.

Aparte de los organismos de certificación cualificados, los consultores pueden ayudarle a evaluar sus procesos actuales y guiarle en las áreas en las que puede haber problemas que deban abordarse antes de conceder la certificación. Aunque la contratación de un consultor no es un requisito para la certificación ISO, sirve como recurso añadido y como garantía de que su proceso de certificación tendrá éxito.

Obtenga la certificación

En NQA, tenemos décadas de experiencia ayudando a las empresas a obtener la certificación que necesitan para demostrar su dedicación a la calidad superior, el servicio y el rendimiento general. Con las normas que se publican y revisan constantemente, así como los miles de requisitos que las acompañan, querrá contar con un socio de certificación que esté al día hasta el último detalle.

Los consejos de NQA:

• Lea la(s) norma(s) correspondiente(s): asegúrese de tener a mano una copia de la(s) norma(s) elegida(s) y de haber leído y comprendido lo que exige.

• Asigne a un miembro del equipo para que dirija su proyecto de certificación: asegúrese de que hay alguien que pueda gestionar el buen funcionamiento de su sistema y sus procesos.

• Seleccione un organismo de certificación que esté acreditado por UKAS (o un organismo equivalente): esto le garantiza una auditoría sólida e imparcial.

• Existen pequeñas diferencias para normas específicas como la AS9100 (norma de gestión de la calidad aeroespacial) y la IATF 16949 (norma de gestión de la calidad de la automoción), que estaremos encantados de explicarle durante su proceso de solicitud.
• Suscríbase a nuestro boletín informativo: esto le proporcionará actualizaciones mensuales gratuitas sobre los cambios en la industria y las normas.
• Asegúrese de que el personal está disponible para apoyar la auditoría cuando sea necesario. Haga circular el plan entre las personas que deben estar disponibles -especialmente importante en departamentos como el de Recursos Humanos, en el que el proceso y el acceso a los registros están restringidos a un pequeño número de personas- ¿están estas personas disponibles en el momento requerido?

• No se preocupe, el auditor está ahí para trabajar con usted y ayudarle a sacar el máximo partido a sus sistemas de gestión.