Un día en la vida de un auditor

Para mucha gente, recibir una auditoría externa puede ser una experiencia estresante. Al fin y al cabo, el auditor es una fuente inagotable de conocimientos, son sabios y eruditos sin medida, y le ocurrirán cosas terribles a cualquiera que les desagrade. Pero no es así. Ninguno de nosotros lo ve todo, lo sabe todo y, desde luego, no deberíamos saber más que usted sobre su organización.

Además, el auditor es un proveedor de servicios. El organismo de certificación ha sido contratado para prestar un servicio. Por tanto, trabajan para usted.  Recuerde siempre que usted es el cliente y que los auditores tienen que hacer un buen trabajo. Pero ¿qué entendemos por "buen trabajo"?

En primer lugar, quiere obtener su certificado y, con suerte, mejorar como organización. Esto significa que debe completar la auditoría, y eso significa pasar tiempo en presencia del auditor o auditores.

También quiere que el auditor sea una persona agradable y comprensiva, que entienda su organización y los sectores en los que trabaja. Quiere que el auditor añada de un valor añadido a su organización, lo que requiere de la indetificación de puntos débiles.

Los puntos débiles pueden presentarse en forma de Oportunidades de Mejora, o incluso las temidas No Conformidades. También quiere que el auditor realice una auditoría completa de su organización, a lo largo del ciclo de auditoría. También quiere que el auditor le entregue un buen informe de auditoría que resuma todo lo que se ha visto y encontrado durante la auditoría.

Recuerdo que el auditor trabaja para usted. Si no cumple sus requisitos, puede decírselo. En ese caso, deberían ajustar su forma de trabajar o explicar por qué lo que están haciendo es importante para la auditoría. Si alguna vez se encuentra con un auditor que no aporta valor, entonces es hora de cambiar de auditor.

Para disipar los misterios que rodean a los auditores, permítanme explicar el proceso que seguimos para realizar una auditoría:

• Paso 1 >>> Recibimos una notificación sobre una auditoría que se nos ha asignado. En NQA esto viene de nuestro departamento de programación. El auditor tendrá las cualificaciones de auditor jefe y se considerará competente para auditar su organización, para todas las normas aplicables. Nuestros programadores acordarán con usted la fecha de la auditoría y le enviarán la confirmación de la misma. En ella se confirmará el nombre del auditor, el alcance de la auditoría y la fecha en que se llevará a cabo.

• Paso 2 >>> El auditor se pondrá en contacto con usted para presentarse y confirmar los detalles del su auditoría. Una vez confirmado, el auditor preparará un plan de auditoría para su visita, que usted tendrá la oportunidad de revisar y acordar antes de su llegada.

• Paso 3 >>> El auditor tomará las medidas necesarias para la realización de la auditoría.  Esto incluirá aspectos como el viaje de ida y vuelta a sus instalaciones, arreglos para estancia y comidas, los requisitos de EPIs y los detalles de contacto. En este momento también se tendrán en cuenta las medidas Covid para la visita a las instalaciones y se planificarán en consecuencia.

• Paso 4 >>> El auditor acudirá a sus instalacionespara realizar la auditoría (o se conectará online, gracias al Covid). En primer lugar, suele haber una reunión de apertura. Durante esta reunión se harán las presentaciones, se revisará el alcance de la certificación y se volverá a revisar el plan de auditoría (aunque éste puede cambiar a medida que avanza la auditoría). Se garantizará la confidencialidad y se transmitirá el proceso de identificación y comunicación de los hallazgos.

• Paso 5 >>> La auditoría se desarrollará de acuerdo con el Plan de Auditoría. Al final de cada día y en el marco de la reunión de cierre, el auditor comunicará los resultados que haya identificado.  Por lo general, éstas se comunican en el momento en que se identifican. Esto significa que no debería haber sorpresas al final de cada día, y ciertamente no habrá sorpresas en la reunión de cierre final.

• Paso 6 >>> El auditor preparará el Informe de Auditoría. Es posible que no esté completamente terminado para la reunión de cierre. Si no lo está, el auditor le comunicará el resultado de la auditoría y le confirmará su recomendación, por ejemplo, certificación, continuación de la certificación, recertificación, etc. Si el informe final de la auditoría no se le entrega al final de la misma, se le proporcionará lo antes posible.

• Paso 7 >>> La reunión de cierre. En esta reunión, el auditr confirmará el resultado de la auditoría y comunicará las conclusiones. A menudo se acuerdan los arreglos para la próxima auditoría y cualquier requisito de formación actual. El auditor responderá a cualquier pregunta que pueda tener y agradecerá a todos su ayuda y apoyo durante la auditoría.

• Paso 8 >>> Fin de la auditoría.

Esperamos que a lo largo de la auditoría pueda conocer a la persona detrás del auditor. Por favor, sepa que NO venimos a intentar pillarle, ponerle la zancadilla o buscar desesperadamente la forma de suspender su certificado. Queremos que pase su auditoría sin problemas tanto como usted, ya que sabemos lo mucho que ha trabajado y el tiempo y el esfuerzo que ha invertido para conseguirlo.

No dudes en plantear cualquier duda que tenga. Pero también es importante recordar que no podemos ofrecer soluciones específicas a todas sus consultas, ya que eso afectaría a nuestra imparcialidad hacia el sistema de gestión.

Recuerde que ninguna norma ISO dictamine que una auditoría no puede ser divertida. Así que ríase un poco, tómese un café y relájese. No se trata de un proceso de vida o muerte y, en última instancia, debería conducir a mejoras en su empresa.

Toda auditoría externa es un ejercicio controlado. Usted ha contratado a una organización para que evalúe su rendimiento y el cumplimiento de una serie de requisitos. En caso de identificar algún punto débil, es algo positivo, dado que significa que los puntos débiles son conocidos y pueden ser abordados sin ningún efecto adverso para su organización. Es la mejor opción, en lugar de que alguien resulte herido, o que su relación de trabajo con un cliente se vea perjudicada, etc.

Así que siéntese, relájese y trate de sacar el máximo a su auditoría.

Autor - Alan Michael Gould, Auditor de NQA