Día "x" como auditor remoto - Joe Kelly
Soy Joe Kelly y soy auditor de NQA desde septiembre de 2013, localizado en East Kilbride, a las afueras de Glasgow (Escocia). Realizo auditorías bajo las normas ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 50001 y SSIP. Ya he realizado varias auditorías remotas de forma efectiva hasta la fecha, todas fueron bien y son más fáciles de realizar de lo que pensé en un principio, tanto para cliente como para auditor. NQA realizará todas las auditorías de forma remota hasta finales de junio de 2020, o hasta nueva noticia.
Tecnología...
Hasta ahora he utilizado MS Teams y el e-mail para la transferencia de documentos para realizar las auditorías remotas, sin embargo, también tengo auditorías planificadas con Skype y por teléfono. MS teams parece más estable que Skype y más fácil de utilizar, especialmente para invitar a otros miembros a la teleconferencia y para compartir pantalla.
Era la primera vez que el cliente y yo utilizabamos MS Teams, pero una vez conectados todo es muy fácil, simple e intuitivo.
Antes de que NQA nos proporcionase cuentas de MS Teams, utilizaba MS Teams con mi cuenta personal de Hotmail, que es de uso gratuito. De esta manera, si no disponde de Office 365, utilice su cuenta Hotmail para acceder a MS Teams.
Auditorías remotas...
¡He contactado a todos mis clientes hasta finales de junio de 2020, y la mayoría puede hacer auditorías de forma remota! Es una gran noticia para evitar que haga bricolaje en casa ... o me ponga a hacer cola en los supermercados. Le enviaré un plan de auditoría revisado para la visita, enumerando los registros indicativos que se requerirán para la auditoría al menos 2 semanas antes de la visita, junto con una llamada rápida para conversar sobre cómo se realizará la auditoría remota.
El consejo que he estado dando a los clientes es comenzar a reunir todos los registros de la auditoría en una carpeta electrónica a modo de preparación para la auditoría. Para mis clientes ISO 9001, donde la auditoría de procesos generalmente involucraba al personal de proyecto, diseño, etc... les pedí que comenzaran a pensar quiénes serán estas personas. Esto permite su disponibilidad, que tengan instalado el software de videoconferencia acordado y que puedan comenzar a recopilar los registros requeridos para la auditoría como se enumera en el plan de auditoría revisado, que enumera los registros indicativos requeridos.
¡Sacar el máximo provecho!
El hecho más memorable de mis auditorías remotas hasta la fecha, fue entrevistar a un cliente en Nueva Zelanda que actuaba como representante de los trabajadores en OHSAS. Estaba sentado en su garaje, a las 10 de la noche, pero realmente comenzó a sentir que estaba sentado frente a mí en Irvine; donde debería haber estado cuando se realizó la auditoría.
Hasta ahora, solo he visto resultados positivos del proceso de auditoría remota. Por ejemplo, tengo un cliente en Edimburgo y el año pasado viajé a Bristol para incorporar otra instalación a su certificado. Se me unió un auditor local en Bristol para asegurar una entrega completa, con el fin de asegurar que pudieran completar las auditorías locales a partir de entonces. Sin embargo, cuando este auditor no estuvo disponible para su auditoría de Bristol a los pocos meses, el cliente inmediatamente me pidió que llevara a cabo su auditoría de Bristol de forma remota, manteniendo así la continuidad con el auditor. Esto supone una ganacia para ambas partes, dado que viajar hasta Bristol no es fácil.
Necesitamos algo de normalidad y rutina en nuestras vidas, incluso en los mejores momentos, pero especialmente en este momento para mantener nuestra salud mental, que por supuesto ha tenido un nuevo enfoque recientemente. ¡Realizar auditorías de forma remota desde casa, comenzar y terminar en mis horarios habituales se siente extraño, pero increíblemente normal y realmente me ha ayudado a mantener la cordura! Estoy seguro de que mis clientes también estarían de acuerdo, al igual que mi esposa, quien declaró que de lunes a viernes todavía se siente normal, ya que todavía no me ve hasta la hora de la cena, ya que estoy auditando a distancia en mi oficina. ¡Los niños también están en la misma situación, ahora se han vuelto nocturnos y solo salen de sus habitaciones para comer!
Lo más que probable es que una vez podamos salir de casa y las circunstancias lo permitan, la auditoría remota parcial continuará realizandose. En NQA tuvimos suerte, ya que ya habíamos desarrollado un procedimiento de auditoría remota y estábamos esperando una prueba completa para implantarlo y siendo sinceros, ¡está teniendo la mejor prueba en este momento!
My final experience relates to an audit I completed last year, where I travelled to Trinidad for seven days to conduct an audit – as an example this type of audit could be considered to be completed remotely; which has the added environmental benefit of zero air miles, zero CO2, not away from my family and best of all not having to wait in JFK airport for seven and a half hours for a connecting flight...Mi experiencia final tiene que ver con una auditoría que llevé a cabo el año pasado, donde viajé a Trinidad durante siete días para realizar una auditoría. Como ejemplo, este tipo de auditoría podría realizarse de forma remota, ya que tiene el beneficio ambiental adicional de cero millas aéreas, cero CO2, evitar estar lejos de mi familia y, lo mejor de todo, no tener que esperar en el aeropuerto JFK durante siete horas y media para un vuelo de conexión ...
!Manteneos sanos y salvos!
Joe
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